Slimmer werken,
blije klanten

Green Belt gehaald, wat nu?! In 6 stappen aan de slag met je eerste project

Met veel enthousiasme en de theorie nog vers in het geheugen kom je met je Green Belt-titel op zak weer terug op kantoor. Je barst van de energie om de tools waarmee je hebt geoefend in te zetten om processen in jouw werkomgeving te verbeteren. Maar dan blijkt het ineens toch aardig lastig om daadwerkelijk aan de slag te gaan met een verbeterproject. Waar moet je precies beginnen en hoe zorg je voor de juiste omstandigheden om je project goed te kunnen doen? Wij geven je graag een aantal tips.

verspillingen groot

1: Denk groot maar begin klein

Ondanks dat het verleidelijk is om direct een groot project op te willen tuigen, is dit niet de beste aanpak als je collega’s niet vertrouwd zijn met Lean Six Sigma. Zonder hun enthousiasme en betrokkenheid wordt een project uitvoeren namelijk erg lastig. Begin met vertellen wat de methodiek inhoudt, laat iemand van een andere afdeling iets vertellen over successen die zij met Lean Six Sigma hebben behaald of laat een aantal collega’s een Yellow Belt volgen.

Ga vervolgens verder met kleine stapjes van verbetering die laten zien dat het gebruik van Lean Six Sigma-tools op een laagdrempelige en praktische manier zorgt voor slimmer werken. Je kunt hierbij denken aan het implementeren van een dagstart, een verbeterbord of 5S-sessie.

2: Kies het juiste project

Als meerdere mensen in jouw werkomgeving bekend en enthousiast zijn voor Lean Six Sigma, is het tijd om op zoek te gaan naar je eerste verbeterproject. Waarschijnlijk zijn uit de sessies rondom het verbeterbord al punten gekomen die je met behulp van de DMAIC-structuur kunt aanpakken. Of misschien heb je van je manager al een concrete vraag gekregen. Zo niet, praat dan eens met servicemedewerkers of accountmanagers, of met degene die akkoord heeft gegeven dat jij een Green Belt-training ging volgen (daar zal namelijk een idee achter gezeten hebben).

impact effort

Plot de verschillende project-ideeën op de Effort/Impact matrix, een eenvoudige manier om projecten te selecteren die relatief weinig tijd en geld kosten maar wel grote impact maken (bijvoorbeeld op het gebied van kosten, klanttevredenheid of medewerkerstevredenheid). Een hoge succeskans van je eerste project is erg belangrijk: de uitkomst van je project bepaalt het enthousiasme van een grote groep collega’s voor een vervolg met Lean Six Sigma!

3: Zorg voor de juiste steun

Stem de projectideeën en jouw voorkeur af met je manager en de proceseigenaar. We raden je aan eerst met een proces van je eigen afdeling te beginnen, in dat geval zijn deze twee rollen (lijnmanager en proceseigenaar) vaak dezelfde persoon. Je hebt de steun vanuit beide rollen nodig om met het proces aan de slag te mogen gaan en voldoende tijd te krijgen om het project grondig aan te pakken. De proceseigenaar fungeert in veel gevallen als opdrachtgever, met hem of haar bespreek je ook de samenstelling van je projectteam.

Naast de steun van je opdrachtgever is het raadzaam iemand te zoeken die als Champion wil en kan fungeren: degene die vanuit zijn of haar ervaring en positie binnen de organisatie jouw projectwerkzaamheden faciliteert en stimuleert. Denk bij het faciliteren aan het vrijmaken van de benodigde uren voor je projectteam en andere collega’s (bijvoorbeeld voor werksessies), maar ook het omgaan met weerstand als dit je projectteam niet lukt. Idealiter is de Champion een ervaren procesverbeteraar, zodat hij of zij je kan coachen gedurende je project.

Het belang van de opdrachtgever ligt voornamelijk bij wat het project oplevert, de focus van de Champion is dat het projectteam haar werk goed kan doen. Beide taken kunnen bij één collega belegd worden, maar vooral als je nog niet veel ervaring hebt bij het uitvoeren van verbeterprojecten is het verstandig deze twee gescheiden te houden.

1598556-Fujio-Cho-Quote-Go-see-ask-why-show-respect

(Bron: QuoteFancy)

4: Duik in het probleem

Je hebt de steun om het project uit te gaan voeren, je projectteam staat te trappelen om aan de slag te gaan: tijd om te beginnen! Waar ieder project mee begint, groot of klein, is kijken op de werkvloer: ga kijken, vraag waarom en toon respect (Go see, Ask why, Show respect). Je kunt niet verbeteren zonder goed te begrijpen wat het probleem precies inhoudt. Daarnaast zorgt het actief betrekken van collega’s bij je verbeterproject ervoor dat veranderingen makkelijker gedragen worden.

De informatie die je uit je ‘Gemba-walk’ haalt, gebruik je om samen met je projectteam het proces op hoofdlijnen in kaart te brengen en focus aan te brengen: welk deel van het proces wil je precies gaan aanpakken. Dit doe je door middel van een SIPOC.

5: Haal de klantwens op

De vervolgstap is duidelijk krijgen waar het proces dat je onder de loep gaat nemen aan moet voldoen. Wie zijn de klanten van dit proces, zowel binnen als buiten de organisatie? Wat verwachten deze klanten van het proces? Hoe kan ik dit concreet maken, zodat ik zeker weet of mijn dienst of product voldoet aan de klantwensen? Deze informatie haal je op door met klanten te praten, klachtenformulieren door te spitten, mee te luisteren bij de servicemedewerkers en klanttevredenheidsonderzoeken te analyseren. De klantwens bepaalt het doel van je project, zodat je weet wat er in het proces moet veranderen en wanneer te stoppen.

De tools die je gebruikt bij het ophalen, prioriteren en concretiseren van de klantwens zijn onder meer het KANO-model en de CTQ-boom.

6: Stem je aanpak af

Nu je weet wat je projectdoel is, kun je een planning op gaan stellen en een business case maken (wat kost het project vs. wat levert het project op). Dit alles komt samen in je Project Charter, het levende document waarin je projectafspraken vastlegt en verwachtingen managet. Na goedkeuring van je opdrachtgever is het dan eindelijk zover: je kunt écht aan de slag met het in kaart brengen van het proces, op zoek gaan naar de grondoorzaak en nadenken over verbeteringen.

Tot slot…

Je zult vanzelf merken dat de grondige voorbereiding uit de voorgaande 6 stappen zorgen voor een stevige basis voor een succesvol project. Toch ga je tegen vragen en lastige situaties aanlopen, of het nu je eerste project is of je honderdste. Ga niet aan lopen modderen, maar vraag je Champion of je Green Belt-trainer om hulp. Je kunt het niet alleen doen en dat is ook nergens voor nodig. Heel veel succes met je project!

Ook interessant:

Facebook
YOUTUBE
LinkedIn

Sponsored post_1200x420

Verbeteren met Lean? Lees meer over o.a. Lean tools en tips mét praktische voorbeelden waarmee je vandaag al kunt starten!
Download gratis