Slimmer werken,
blije klanten

Geen data beschikbaar, maar toch met Lean Six Sigma aan de slag?

Heb je weinig data over de processen in je organisatie tot je beschikking? Je bent niet de enige! Wil je met Lean Six Sigma werken, dan heb je data nodig. Als je weinig data tot je beschikking hebt, dan kun je twijfelen over de bruikbaarheid van Lean Six Sigma als methodiek. Dat is jammer, want de tools en concepten van Lean Six Sigma kunnen worden ingezet om sneller en effectiever te werken.

‘Meten’ is dus een belangrijk onderdeel van Lean Six Sigma. Meet je momenteel te weinig en heb je daardoor te weinig data? Laat je daardoor niet uit het veld slaan! Er is vaak nog veel mogelijk. Je hebt meerdere opties om metingen waarvan jij denkt dat ze iets bijdragen aan het proces, in te plannen en uit te voeren. Zo kom je uiteindelijk tóch nog aan de data die je nodig hebt om aan de slag te gaan. Hierbij enkele tips om data te verzamelen:

Tip 1: Bedenk welke data je echt nodig hebt

Bedenk goed welke data je echt nodig hebt om iets te kunnen zeggen over ‘het probleem’. Sommige data ligt voor het oprapen, maar belangrijk is:

“not everything that can be counted counts, and not everything that counts can be counted”

Klanttevredenheid zegt misschien iets over de doorlooptijd van je proces, maar waarschijnlijk zijn er meerdere invloedsfactoren, zoals: de service, het assortiment, de prijs, etcetera. Klanttevredenheid lijkt misschien makkelijk af te lezen aan het halfjaarlijkse klanttevredenheidsonderzoek, maar de vraag is of dat wel de juiste KPI is om conclusies te trekken over de doorlooptijd.

Tip 2: Gebruik afgeleide data 

Met behulp van afgeleide data kun je soms ook een beeld schetsen van de situatie. Stel je wil de kwaliteit van de output van een proces onderzoeken met behulp van het first-time-right (FTR) percentage. Het blijkt dat dit niet gemeten wordt, maar klanten vullen wel het klachtenformulier in als ze een klacht hebben. Mogelijk kun je dan met een telling van het aantal ontvangen klachtenformulieren toch een beeld krijgen van het FTR-percentage. Uiteraard zal dit met aannames gepaard gaan, maar er is dan wel een vertrekpunt.

Tip 3: Achterhaal waarom bepaalde data niet beschikbaar is 

De IT-afdeling is vaak in staat om vooralsnog data te verzamelen. Het feit dat er geen rapportage is, betekent niet altijd dat deze niet gemaakt kan worden. IT-afdelingen hebben het altijd druk, dus antwoorden als “dat is te moeilijk” of “daar is geen tijd voor” komen regelmatig voor. Misschien is er nooit eerder een opdracht gegeven of ontbrak de urgentie?

De IT-afdeling is niet de enige afdeling die bepaalde data niet bijhoudt. Heb je wel eens achterhaald wat nou echt de reden is waarom bepaalde data niet beschikbaar is? De 5x Why tool kan je hierbij helpen. De tool stelt je in staat om tot de grondoorzaak van een knelpunt, verspilling of probleem te komen.

Tip 4: Data verzamelen met een steekproef 

Als data er echt niet blijkt te zijn, dan kun je het zelf gaan verzamelen door middel van een steekproef. Dit vergt een tijdsinvestering waar vaak de hulp van meerdere medewerkers bij nodig is. Zij moeten helpen bij diverse werkzaamheden, zoals de administratie bijhouden of turven. Dit is niet altijd leuk om te doen, bovendien kost het veel tijd. Het is belangrijk dat de steekproef goed wordt uitgevoerd en representatief is. Medewerkers die betrokken zijn bij de steekproef, hebben hier invloed op. Het is daarom van groot belang om de medewerkers mee te nemen in de relevantie, de doelstelling, de voortgang en de uitkomsten van de steekproef.

Het Lean Meetplan gebruiken

Voor het verzamelen van data kun je ons template voor het Lean Meetplan gebruiken (download via onderstaande formulier). Je gebruikt dit plan om inzicht te krijgen in alle metingen die relevant zijn voor het proces. Deze metingen kunnen zich op zowel de output van het proces als de procesvariabelen (=de huidige gemeten waarde) richten. Lees in de blog hoe je het Lean Meetplan gebruikt.

 

Ook interessant: 

Kortom, het gebrek aan data hoeft geen probleem te zijn wanneer je aan de slag wilt met Lean Six Sigma. Wil jij hulp bij het verzamelen van data, het stellen van de juiste KPI’s of het interpreteren van data? Neem contact op via 030 227 0000 of info@bureautromp.nl. We kijken graag met je mee.

Over de auteur: Rogier Schopman

Voordat ik bij Bureau Tromp begon, heb ik ervaring opgedaan in verschillende branches, onder andere in de financiële dienstverlening, zorg, onderwijs en bij gemeentes. Hierdoor heb ik brede kennis en ervaring opgedaan van de toepasbaarheid van Lean en Six Sigma. Daarnaast ben ik bevoegd HBO docent. De combinatie van mijn project- en onderwijservaring kan ik goed gebruiken bij Bureau Tromp. Ik ontleen veel plezier aan het helpen van mensen om bijvoorbeeld binnen hun organisatie processen te verbeteren en hun werk te vergemakkelijken.

Chat openen
1
💬 Heb je hulp nodig?
Hi! Kan ik je ergens mee helpen? Open de chat en stel je vraag.