Één van de belangrijkste doelen van Lean Six Sigma is continu blijven verbeteren. Dat klinkt makkelijker dan dat het in werkelijkheid is. Continu verbeteren is niet iets wat je als organisatie besluit om van de ene op de andere dag in te voeren. Organisaties gebruiken verschillende tools of technieken om een cultuur te creëren waarin continu verbeteren vanzelfsprekend is. Deze blog duikt in op een van deze technieken, namelijk feedback methodes.
Feedback is belangrijk
Je ziet het steeds vaker, feedback. Denk aan het jaarlijkse beoordelingsgesprek, of de vragenlijst in je mailbox van het bedrijf waar je onlangs online wat hebt besteld. Waarom is feedback vragen of krijgen zo belangrijk? Om op deze vraag in te gaan wordt eerst onderzocht wat feedback is. Ramaprasad (1983) heeft onderzoek gedaan naar de definitie van feedback. Volgens hem kan feedback omschreven worden als: “informatie dat gebruikt wordt als basis om te verbeteren, door de kloof tussen het huidige niveau en het beoogde niveau te dichten”. Ramaprasad (1983) benadrukt wel dat alleen het krijgen van de informatie geen feedback is, maar de combinatie van krijgen en toepassen wel.
Volgens de definitie van Ramaprasad (1983) is de essentie van feedback jou of je collega’s te helpen om van het huidige niveau naar het gewenste niveau te komen. Door het geven van positieve en constructieve feedback krijgt de medewerker een stuk waardering, wat de motivatie ten goede komt. Daarnaast benut je door het geven van feedback ook het talent van de medewerker, door hem of haar uit te dagen en het beste uit zichzelf te halen. Het geven van feedback zorgt ervoor dat medewerkers zich meer betrokken voelen bij een organisatie. Het helpt ook bij het aanbrengen van prioriteit in werkzaamheden, waardoor de focus van de medewerkers op de meeste belangrijke werkzaamheden worden gericht.
Iedere medewerker moet feedback ontvangen, medewerkers staan immers centraal in een Lean organisatie. Zonder de medewerkers kan een organisatie simpelweg niet presteren. Feedback helpt medewerkers om beter te presteren en daardoor zal de organisatie beter presteren.
Het geven van feedback en de feedback methodes
Het krijgen en gebruiken van feedback is ontzettend belangrijk en waardevol. Echter hoe ontvang je goede feedback? Om ervoor te zorgen dat dit zo efficiënt en effectief mogelijk verloopt kun je gebruik maken van feedback methodes. In deze blog worden twee methodes besproken, namelijk de 4G’s en Tip Top. Naast deze methodes worden nog een aantal belangrijke elementen benoemd waar je rekening mee moet houden, die ervoor zorgen dat feedback ook echt waardevol is.
De 4G’s
Een bekende methode is de 4G’s. De 4G’s staan voor gedrag, gevoel, gevolg en gewenst. Deze 4G’s helpen om feedback op een logische manier op te bouwen.
1. Gedrag
Bij de G van gedrag gaat het om het gedrag of de prestaties van een ander. Let op dat je hier niet oordeelt over een persoon door je mening te uiten of te vertellen wat jij vindt. Het gaat hier echt om het gedrag, dus wat je de persoon ziet doen of presteert. Gebruik hierbij voorbeelden om het zo duidelijk mogelijk te maken. Bijvoorbeeld iemand die vaak te laat komt voor een afspraak.
2. Gevoel
Nadat het gedrag is benoemd vertel je wat dat gedrag met je doet. Wat is je gevoel daarbij? Door je gevoel te omschrijven maak je duidelijk voor de ander wat het met je doet. Het is niet makkelijk om je gevoel altijd uit te spreken, dus neem de tijd om dit rustig voor te bereiden. Let op dat je hier over jezelf praat, en niet zegt dat anderen dit ook vinden. Dit kan ervoor zorgen dat de ander in de verdediging schiet.
3. Gevolg
Als je vertelt hebt wat je gevoel is, kun je het over de gevolgen gaan hebben. Benoem wat de gevolgen zijn van het gedrag van de ander op jou of het werk. Het gaat erom dat je hier feiten bespreekt. Let op dat je niet een hele lijst met feiten benoemd. Benoem eerst één feit en voeg eventueel een tweede toe om het duidelijker te maken.
4. Gewenst
In deze laatste stap bespreek je wat gewenst is. Wat wil je dat de ander laat zien? Probeer hier zo concreet en duidelijk mogelijk te zijn. Het is hier ook belangrijk om goed te luisteren naar de ander en het gesprek aan te gaan.
Tip top
Een andere veel gebruikte methode is de Tip Top. Dit is een vrij simpele methode die je voor van alles kunt inzetten. Trainers bij Bureau Tromp gebruiken deze methode tijdens de trainingen om bij de deelnemers te peilen hoe ze de training vonden. Tip staat voor wat zou beter kunnen (een tip), en Top staat voor wat er goed ging. Belangrijk is wel om de Tips en Tops gelijk te bespreken, omdat deze soms niet gelijk duidelijk zijn en niet concreet.
Belangrijke elementen
Welke feedback methode je ook wil gebruiken een aantal elementen zijn belangrijk als het gaat om het geven van feedback. Zorg voor constructieve feedback. Hiermee wordt bedoeld dat dit opbouwend en positief is. Spreek vanuit je eigen gevoel en geef feedback op de prestaties en niet op de persoon zelf. Beschrijf wat jij voelt en wat het met je doet zonder je mening te geven. Onderbouw dat met concrete voorbeelden. Probeer het perspectief van de ander te begrijpen. Hoe zou jij feedback willen ontvangen? Ga uiteindelijk het gesprek aan met elkaar, om samen tot de gewenste situatie te komen.