De Eisenhower matrix is een kwadrant met meer diepgang dan het tweedimensionale figuur op het eerste oog doet vermoeden. Het wordt gebruikt om prioriteit aan te brengen tussen verschillende activiteiten. Oud-president Eisenhower van de Verenigde Staten zou de geestelijk vader zijn van het model. Naar verluidt heeft het toepassen ervan hem veel succes opgeleverd in zijn carrière.
De Eisenhower matrix
In onderstaande afbeelding is de Eisenhower matrix te zien. De twee dimensies die worden onderscheiden worden soms verward met elkaar of zelfs als synoniem gebruikt. Echter zijn ‘urgent’ en ‘belangrijk’ zeer verschillend:
- Dingen die ‘belangrijk’ zijn brengen je dichter bij je doelen en dragen bij aan de waarden die je nastreeft. Voorbeelden van dergelijke activiteiten kunnen zijn: tijd doorbrengen met familie en/ of vrienden of een strategisch plan schrijven voor je organisatie.
- Urgent zijn de activiteiten die je onmiddellijke aandacht vragen. Bijvoorbeeld een schreeuwende klant aan de balie of je kind ophalen van school.
In de volgende paragrafen zal ik stap voor stap de verschillende kwadranten langsgaan en een beschrijving geven van de bijbehorende activiteiten.
Kwadrant 1: belangrijk & urgent
Kwadrant 1 bevat de activiteiten met topprioriteit: andere activiteiten moeten hiervoor wijken. In de praktijk zijn activiteiten gelukkig lang niet allemaal belangrijk én urgent. Als je continu hiermee bezig zou zijn, ligt stress onherroepelijk op de loer.
Kwadrant 2: belangrijk & niet urgent
Kwadrant 2 activiteiten zijn belangrijk, maar doordat ze minder urgent zijn dan Q1 activiteiten komen ze vaak in de verdrukking. En dat terwijl ze net zo belangrijk zijn. Typisch gaat het om zaken die goed zijn voor de langere termijn, zoals bijvoorbeeld sporten, het uitvoeren van preventief onderhoud of het volgen van een training. De crux zit hem erin om deze activiteiten goed te plannen er zodoende toch genoeg tijd voor te maken.
Kwadrant 3: niet belangrijk & urgent
Kwadrant 3 activiteiten zijn urgent maar niet cruciaal in het bereiken van je doelen. Bijvoorbeeld het plannen van een vergadering of het beantwoorden van een e-mail. Het liefst zou je dergelijke activiteiten uitbesteden of waar mogelijk automatiseren, zodat je zo weinig mogelijk tijd hieraan kwijt bent.
Kwadrant 4: niet belangrijk & niet urgent
De activiteiten in zijn wellicht leuk of ontspannend (tv kijken, door Facebook heen scrollen), maar in elk geval niet urgent en belangrijk. Uiteraard verdiend iedereen het om af en toe even “af te schakelen”. Toch is het interessant om na te gaan of de tijd die je besteed aan deze activiteiten, niet deels kunt vervangen door kwadrant 2 activiteiten (bijvoorbeeld sporten of tijd besteden aan familie).
Deel je dag in op basis van de Eisenhower matrix
We hebben vaak de neiging om te denken dat we het overgrote deel van onze dag bezig zijn met ‘belangrijke’ zaken. Echter blijkt dat als we onze ‘to do’s’ van de dag op een rij zetten, dat dit vaak niet zo is. Bijvoorbeeld doordat we de begrippen ‘urgent’ en ‘belangrijk’ nogal eens verwisselen met elkaar.
Hoe kijk jij terug op je werkdag van vandaag of gisteren: welke acties heb ik afgerond, waar was ik veel tijd mee bezig en wat staat er nu nog op je actielijstje? De hamvraag is: zou je je dag weer zo indelen, of zou je op basis van de Eisenhower matrix toch andere keuzes maken?