Slimmer werken,
blije klanten

Efficiëntie – Hoe het ècht in elkaar zit (+ een voorbeeld)

“We moeten efficiënter werken”, “medewerkers moeten meer productie draaien”. Twee kreten die vaak de revue passeren in veel organisaties. Er moet zoveel mogelijk output gerealiseerd worden, medewerkers moeten bezig blijven. Maar is op deze wijze naar efficiëntie kijken wel de juiste manier?

Na het lezen van deze blog zul je op een andere manier naar efficiëntie gaan kijken en zul je zien waar het ècht om gaat.

Lean organisatie

De klassieke vorm van efficiëntie

De meeste mensen en organisaties kijken naar efficiëntie vanuit het perspectief van resources. Het streven is een hoge bezettingsgraad: Het gaat er hierbij om dat mensen en machines zoveel mogelijk productief zijn of benut worden. De bewerkingstijd (de tijd die daadwerkelijk aan het product of dienst besteed wordt) moet zo hoog mogelijk zijn in verhouding met de totale beschikbare tijd. De bekende formule luidt dan ook als:
Resource efficiëntie formule

Stel, je bent de eigenaar van een pizzeria die online bestellingen ontvangt en thuis bezorgd. Je hebt een pizzabakker en een bezorger in dienst genomen en hebt geïnvesteerd in een hoogwaardige kwaliteit steenoven voor het bereiden van een uitstekende pizza. Het is belangrijk om zo ‘efficiënt’ als maar kan te produceren. Je besluit een avond de productie bij te houden. Je bent een tevreden eigenaar want je ziet de hele avond de pizzabakker hard aan het werk, de oven continu aan staan en de pizzabezorger zie je heel weinig. Het proces ziet er als volgt uit:

Resource efficiëntie voorbeeld

Resource efficiëntie formule voorbeeld

Uit bovenstaande voorbeeld blijkt dat alle resources in het proces uiterst productief zijn (> 80%). Als eigenaar ben je zeer tevreden, totdat blijkt dat klanten negatieve recensies achterlaten op het internet. Wat gaat er mis?..

Een ander perspectief: Flow efficiëntie

Een andere manier om naar efficiëntie te kijken is vanuit het perspectief van flow. Hierbij is niet de medewerker of machine het centrale onderwerp, maar hetgeen dat door het proces te gaat, ook wel de ‘flow unit’ genoemd, in het voorbeeld een pizza. Je volgt als het ware een klantorder door het hele proces heen. Om flow efficiëntie te meten gebruik je de totale bewerkingstijd en de doorlooptijd. Doorlooptijd is de tijd die het gehele proces in beslag neemt, in het voorbeeld het moment dat de klant de pizza bestelt totdat de klant de pizza ontvangt. De formule wordt als volgt uitgedrukt:

Flow efficientie formule

Vanuit dit perspectief ziet efficiëntie er heel anders uit in de pizzeria:

Flow efficiëntie voorbeeld

Flow efficientie formule voorbeeld

Ondanks dat de pizzabakker, de oven en de bezorger de hele avond druk bezig zijn, is er sprake van een flow efficiëntie van slechts 66,6%. Maar erger nog, de klant heeft een uur moeten wachten op een pizza. Het is de vraag of de klant de volgende keer weer bij de pizzeria zal bestellen als het zo lang duurt.

Wat is nu waarheid?

Waar een resource benadering zich richt op functionele afdelingen (onderdelen), richt een flow benadering zich op het gehele proces. Om als organisatie zoveel mogelijk waarde te creëren tegen zo min mogelijk kosten, zijn uiteindelijk beide invalshoeken van belang. Om in een situatie te komen waarin beide vormen van efficiëntie aanwezig zijn komt Lean Six Sigma om de hoek kijken.

Lean Strategie

Lean Six Sigma gaat uit van de gedachte om zoveel mogelijk waarde te creëren voor de klant en verspillingen zo veel mogelijk te elimineren. In eerste instantie zal Lean zich dan ook richten op de flow unit: Als de klant onvoldoende bediend wordt, zal deze naar een concurrent gaan, ookal heb je de meest efficiënte resources.

Een goede eerstestap die je als organisatie kunt zetten in het kader van procesdenken is het uitvoeren van een waardestroomanalyse, ook wel Value Stream Map genoemd. Voor tips en een template om hier zelf mee aan de slag te gaan vind je hier meer informatie.

Ook interessant:

Over de auteur: Jelle Marius

Jelle heeft bij verschillende organisaties gewerkt en altijd in samenwerking met klanten. Van financiële dienstverlening, e-commerce en IT naar Lean Six Sigma consultancy. Hij krijgt energie van een inhoudelijk gesprek over uitdagingen waar mensen en organisaties voor staan. Door zijn sterke inlevingsvermogen, analytische vaardigheden en creativiteit, komt hij tot mooie oplossingen. Het is zijn passie om een organisatie verder te helpen bij het realiseren van kansen of bij het overwinnen van uitdagingen.