Indien je als organisatie bezig gaat met continu verbeteren zal er naast de normale bedrijfsvoering gedurende een periode ook een verbeterstructuur moeten gaan functioneren. Op basis van een heldere en uitgedragen visie wordt een goede mix van personen (4 tot 6) bij elkaar gebracht met voldoende drive en autoriteit. Zij bereiden verbeterplannen voor en krijgen medewerkers mee om de verbeterstappen door te voeren.
Vaak zit er in de opstartfase (eventueel ook daarna) een leidinggevende in dit Lean team. Deze structuur gaat na verloop van tijd voor een groot deel op in de lijnorganisatie zodat continue verbeteren een way of life wordt. Wel blijven een of enkele personen full time beschikbaar als Lean facilitators (afhankelijk van de omvang van de organisatie). Belangrijke voorwaarde is dat Lean van hoog tot laag leeft en de leiding naast het actief uitdragen van een heldere visie het goede voorbeeld geeft. Het Lean team wordt nu gevormd door het MT (met andere pet), of een deel daarvan, eventueel aangevuld met senior medewerkers en voorgezeten door de Lean facilitator-manager.
Een Lean team kan in diverse stadia van het Lean transformatietraject een doorslaggevende rol spelen. Bij de opstart van het traject is het een team dat op basis van de organisatie visie, vaak met externe hulp, een plan ontwikkelt en uitrolt samen met andere medewerkers in de organisatie. Wat maakt dit Lean team succesvol? Om deze vraag te beantwoorden is het zaak dat eerst de doelstelling van dit team helder is.
Het team is verantwoordelijk voor:
– realisatie van het verbeterplan dat is goedgekeurd door de leiding-managementteam,
– de opstart van verbeter activiteiten in nauw overleg met betrokken sponsors-managers medewerkers.
– de uitvoering en coördinatie van een resultaatgerichte opvolging van verbeteractiviteiten met gebruik van de juiste tools.
– training en coaching en een goede rapportage en communicatie naar alle stakeholders in de organisatie.
De succesfactoren van een Lean team zijn:
- Inbedding in de structuur
- De juiste samenstelling
- Kennis en vaardigheden
- Invulling geven aan continu verbeteren organisatiebreed
- Meetpunten hanteren
Hieronder zijn deze factoren nader gedefinieerd:
- Directie/MT dragen een heldere visie uit ten aanzien van procesverbetering en verschaffen een mandaat zodat het Lean team een goede inbedding heeft in de organisatie. Als het over procesverbetering gaat is het Lean team vertegenwoordigd in het MT.
- De samenstelling van het team is een goede afspiegeling van de organisatie (of onderdeel) en het team bestaat uit gevarieerde persoonlijkheden die elkaar aanvullen. Rode draad is redelijk tot goede communicatievaardigheden, overtuiging, positiviteit, doortastendheid en bepaalde mate van sociale vaardigheid. Het team bestaat uit 4 tot 6 personen waarbij gaandeweg bijvoorbeeld 2 teamleden rouleren met andere collega’s.
- De mensen in het Lean team zijn goed getraind, klantgericht, zijn enthousiast om Lean uit te dragen en collega’s te informeren, te trainen en te coachen waarbij overzicht over het hele proces wordt gehouden.
- Er worden stapsgewijs zoveel mogelijk collega’s betrokken in verbeteractiviteiten waarbij Lean teamleden vooral faciliteren middels kennis en organisatie en leidinggeven aan de Kaizen events en complexere projecten. Daarbij continue aandacht voor vastleggen standaards en afspraken.
- Er wordt gewerkt met betrouwbare KPI’s zodat de voortgang goed kan worden gemonitord en onderbouwde feedback kan worden gegeven in het kader van de lerende organisatie.
Succes met de inrichting van jouw Lean team. Lees hier 12 tips voor beter resultaten met een gemotiveerd team.
Mocht je vragen hebben of hier advies over willen krijgen kun je ons altijd een mail sturen.