Gefeliciteerd, je hebt je theorie-examen gehaald voor je Green Belt! Nu zo snel mogelijk door voor je praktijkcertificering, zodat je uiteindelijk aan de slag kan gaan als projectleider. Maar hoe pak je een project eigenlijk aan? Tijdens de training heb je veel theorie geleerd, je weet bijvoorbeeld wat een project charter is en wat projectdoelstellingen zijn, maar daadwerkelijk je eigen project starten is een wereld op zich.
In deze blog neem ik je mee in de succesfactoren die ik toepas om een goede start te maken bij mijn projecten. Een goed begin is immers het halve werk. Deze succesfactoren kun je gebruiken bij elk project, dus niet alleen bij Lean (Six Sigma) projecten.
Zes succesfactoren voor een geslaagde voorbereiding
1. Wie ligt er wakker van het probleem?
Jij gaat straks de rol van projectleider op je nemen. Dat betekent dat je verantwoordelijk bent voor de uitvoering/het managen van het project en het opleveren van het projectresultaat. De bedoeling is dat je daarmee een probleem oplost voor de opdrachtgever van het project. Dát is de persoon die wakker zou moeten liggen van het probleem. Dat is óók de persoon die verantwoordelijk is voor het projectresultaat dat jij als projectleider oplevert.
2. Projectresultaat bepalen
Huh? Ben ik als projectleider dan niet verantwoordelijk voor het projectresultaat? In de basis niet, dat is de opdrachtgever. Maar zo zwart-wit is het natuurlijk niet. Voordat het project begint, breng je eerst samen met de opdrachtgever het probleem in kaart. Als dat probleem duidelijk is, bespreek je welke doelstelling het project heeft én wat het projectresultaat is dat je oplevert. Het projectresultaat is het product of de dienst die de projectleider aan het einde van het project zal opleveren.
Goed om te onthouden: een projectresultaat is altijd iets dat je vast kunt pakken, iets tastbaars dus. Een ‘verbeterd proces’ klinkt niet zo tastbaar, maar deze kun je uitdrukken in een processchema, dat is wel een tastbaar projectresultaat. Wat is dan geen projectresultaat? Denk aan ‘een betere bedrijfscultuur’, ‘betere communicatie’ of ‘een lean-mindset’. Allemaal positieve effecten van jouw project, maar schrijf dit nooit op bij het projectresultaat, binnen een project kun je dat zelden opleveren. Dus: spreek een duidelijk projectresultaat met de opdrachtgever af. Zo weet je voordat je aan het project begint, waar je aan het einde de bloemen voor krijgt.
3. Maak de scope niet te groot
Bij elk project is het belangrijk om gedetailleerd neer te zetten wat jij en je team wel en niet gaan doen. Mijn advies is om altijd de scope kleiner te maken dan je in eerste instantie denkt. Ga ervan uit dat er tijdens het project onverwachte zaken op je pad komen. Je hebt tijd nodig om die te managen. Als je aan het begin van het project de scope vrij groot neemt, is de kans groot dat je je project niet binnen de gestelde tijd kan afronden.
4. Stel je projectgroep slim samen
Jij en je projectgroep zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van het project. Een goede projectgroep bestaat uit mensen uit verschillende afdelingen die goed kunnen samenwerken en tijd hebben om aan het project deel te nemen. Geweldige collega’s die maar 1 uur per week beschikbaar zijn om aan jouw project deel te nemen, zijn helaas niet de beste keuze. Bij de meeste projecten heb je toch al snel iemand voor gemiddeld 6 uur per week nodig.
5. Maak je projectplan mét je projectgroep
Het leuke aan een project is dat medewerkers hele andere werkzaamheden kunnen verrichten dan hun dagelijkse werk. Bespreek de project charter (= het projectcontract tussen de opdrachtgever en de projectgroep) dan ook met je projectgroep.
Wat moet er allemaal aan acties gebeuren? Cluster naar onderwerp en vraag wie uit de projectgroep welk cluster op zich wil nemen om te coördineren. Zo heeft iedereen de mogelijkheid om zelf een keuze te maken in wat hij/zij wil doen. Dit zorgt direct vanaf het begin voor een hoge betrokkenheid.
Zet de acties daarna samen in een planning. Doe je dit goed? Dan weet je meteen wat een haalbare deadline is voor het opleveren van het projectresultaat. Als je vervolgens met elkaar een risicoanalyse, stakeholderanalyse, communicatieplan en begroting maakt, heb je de belangrijkste elementen voor het projectplan klaar en kun je deze afstemmen met de opdrachtgever.
6. Een goed begin is het halve werk
Zoals je hierboven leest, gaat het allemaal om de voorbereiding van je project. Uit ervaring kan ik vertellen dat deze uitgebreide voorbereiding zich dubbel en dwars terugverdient. Je project verloopt soepel, er zijn veel minder verrassingen onderweg en je blijft regelmatig in contact met je opdrachtgever.
Ik wens je veel plezier met jouw project!
Bureau tromp heeft ervaren projectleiders die jou kunnen helpen om de juiste stappen te zetten in je project. We begeleiden al 10 jaar lang organisaties bij het toepassen van Lean Six Sigma projecten. Heeft jouw organisatie ook behoefte aan begeleiding? Wij bieden bedrijfscoaching aan en advies over Lean Six Sigma.