Directieteams runnen het bedrijf en een Raad van Commissarissen/Raad van Toezicht biedt toezicht en richting dit te doen. Even kort door de bocht. Dit lijkt eenvoudig genoeg enige rolhelderheid te hebben en te behouden. Vaak en tevens in het verlengde van de rolverdeling, zegt men dat je als toezichthouder je neus erin moet steken en moet rondsnuiven, maar je vingers uit de dagelijkse leiding van het bedrijf houden. De dagelijkse leiding, de vingers aan de knoppen, is immers de taak en verantwoordelijkheid van de directie.
Meestal werkt dat best goed. Maar waar het vaak in de knel komt, minder duidelijk wordt en ook moeilijker, is als er substantiële (organisatie)veranderingen aan de orde zijn. Dan zijn rollen, taken en verantwoordelijkheden vaak minder duidelijk. Dit heeft meestal te maken met verwachtingen die mee veranderen en de andere en/of nieuwe uitdagingen voor de organisatie die de genoemde veranderingen met zich mee brengen.
In de praktijk van Bureau Tromp maken we bovenstaande regelmatig mee bij grote, integrale verbeterprojecten die wij begeleiden en uitvoeren.
Aard van het beestje
Bovenstaande ‘vertroebeling van rollen’ wordt ook nog eens versterkt, eenvoudigweg door het feit dat veel toezichthouders zelf bestuurder/directeur/ondernemer zijn of zijn geweest en veranderingen graag beetpakken. Executiekracht tonen. Probleemoplossers. Oftewel; de aard van het beestje zorgt dan voor verwarring en zeker geen rolvastheid. Wie is nu de eigenaar van de veranderingen en wie is de eigenaar van de oplossingen?
Bij veel van haar opdrachtgevers is Bureau Tromp betrokken bij het creëren van een cultuur van continu verbeteren. Dit zijn vaak flinke trajecten. De rol van toezichthouders en directie bij het vormgeven van continu verbeteren is in de afgelopen jaren veranderd. Continu verbeteren is nog dynamischer in een nieuwe wereld en het vereist meer betrokkenheid en partnerschap tussen toezichthouder en directie.
De factor betrokkenheid is veruit het meest belangrijk. De betrokkenheid moet tot uiting komen in de wisselwerking tussen toezichthouders en directie bij grote trajecten zoals het invoeren van een cultuur van continu verbeteren. Bij deze wisselwerking is vanzelfsprekend ook de door mij eerdergenoemde norm van toepassing; rolvastheid – ‘neus in het bedrijf steken versus de vingers aan de knoppen’.
De betrokkenheid vanuit de toezichthouder uit zich bijvoorbeeld, door zich goed te verdiepen in het proces. Staat er een goede aanpak om een cultuur van continu verbeteren te bereiken? Zeer belangrijk hierbij is een grondig beeld en begrip van de huidige verbeterstaat van de organisatie. De mate van ‘verbetervermogen’ en ‘verbeterbereidheid’ zijn hierbij cruciale parameters. De meeste trajecten die wij uitvoeren, alles is maatwerk, beginnen met een ‘deep dive’ op onder andere deze parameters.
Betrokkenheid en rolvastheid
Het creëren van een cultuur van continu verbeteren is een prachtige reis. Als Bureau Tromp mogen wij dat vaak ervaren. Het levert een organisatie en bovenal haar klanten, heel veel op! In kwantitatieve zin en kwalitatieve zin. Ik sprak hierboven over ‘rolvastheid’. Ook voor ons als externe partij is een heldere en vaste rol in het proces van belang. Bureau Tromp is de buitenboordmotor die helpt organisaties slimmer te werken. Dat is onze rol.
Tot slot nog even over ‘betrokkenheid’. Zoals gememoreerd is het creëren van een cultuur van continue verbeteren regelmatig een flink traject, maar ook een traject dat altijd veel oplevert. Betrokkenheid vanuit de top van de organisatie is cruciaal voor een dergelijk traject. Dat begint in veel gevallen bij de genoemde wisselwerking tussen directie en toezichthouders maar houdt daar logischerwijs niet op. Concrete en een voor de organisatie zichtbare betrokkenheid van de top, in ieder geval de directie en in sommige gevallen de Raad van Commissarissen/Toezicht, is een voorwaarde voor succes. Uit ervaring kunnen we zeggen dat geen betrokkenheid per definitie geen succes oplevert. Dus met een duidelijke rolverdeling en hoge mate van betrokkenheid, op naar continu verbeteren!
Boudijn Driesen
Managing Partner Bureau Tromp
Ook interessant: Productiviteit verhogen met de teamrollen van Belbin
Volg ons op LinkedIn | blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van het verbeteren van organisaties door slimmer werken.