In een van onze voorgaande blog berichten hebben wij uitgelegd hoe Process Mining Lean Six Sigma kan ondersteunen. Hierbij gaan wij daar dieper op in door te laten zien hoe Process Mining binnen de DMAIC-structuur ingezet kan worden. Binnen elke stap kan de software het project vergemakkelijken, verbeteren en versnellen.
Stap 1: Define
Bij deze eerste stap probeer je de problematiek of verbeterkans inzichtelijk te krijgen. Zodra je hier een duidelijk beeld van hebt, kun je het doel van het project vaststellen. Hiervoor heb je de volgende informatie nodig:
- Wat is het probleem?
- Wanneer en waar doet dit probleem zich voor?
- Welke klanten worden het meest benadeeld door dit probleem?
- Wat vinden deze klanten het belangrijkst?
- Wat is de planning van het project?
- Wat is de reikwijdte?
- Wat zijn de kritieke fasen binnen het proces?
Hoe duidelijker je antwoorden op deze vragen zijn, hoe gerichter je te werk kunt gaan. En hier kan Process Mining uitstekend bij helpen. Deze software geeft je namelijk feiten over het proces en laat bij zijn analyses de frequentie en duur van elke processtap zien. Hieruit wordt vervolgens duidelijk waar bottlenecks of afwijkingen zitten. Ook visualiseert het hoe de verschillende processen binnen je project met elkaar verbonden zijn. Al deze informatie komt voort uit de aanwezige data, waardoor je zeker weet dat de analyses de werkelijkheid laten zien.
Process Mining kan ingezet worden om werknemers te motiveren zich in te zetten voor de benodigde veranderingen. Veranderingen moeten uiteindelijk door hen doorgevoerd en nageleefd worden waardoor het van groot belang is dat zij zich hier voor inzetten. Door Process Mining te laten visualiseren waar een probleem ligt, kun je werknemers laten inzien dat verandering noodzakelijk is. Dit zal (hopelijk) leiden tot een lagere weerstand en een hogere motivatie onder hen.
Stap 2: Measure
Hier wordt alle relevante informatie verzameld en gemeten. Hiervoor wordt:
- De belangrijkste KPI’s gedefinieerd;
- Een plan opgesteld voor het verzamelen en verwerken van data;
- Data omgezet in overzichtelijke grafieken en tabellen.
Het is hiervoor belangrijk dat de data accuraat is. De data die Process Mining voor zijn analyses gebruikt is afkomstig uit de logboeken binnen een organisatie. Hierin worden al onze handelingen opgeslagen: wie wat uitvoert, op welk moment, hoe lang dit duurt, etc. Op deze manier laat je de data in principe het verhaal vertellen. Zo geeft het een gedetailleerd inzicht van het proces over bijvoorbeeld:
- Gemiddelden;
- Welke activiteiten binnen een proces aanwezig zijn;
- Duur van deze activiteiten;
- Frequentie van de processen;
- Het aantal stappen per proces.
Stap 3: Analyse
Hier wordt de data van de vorige stap geanalyseerd. Je onderzoekt of er duidelijke oorzaken voor het probleem aanwezig zijn in de data en hoe deze eventueel met elkaar verbonden zijn. Met Process Mining kun je overzichtelijke grafrieken en tabellen uitdraaien, waarin dit soort informatie duidelijk zichtbaar is. De software doet dit niet alleen een stuk sneller, maar ook accurater.
Stap 4: Improve
Zodra je bij de vorige stap één of meerdere oorzaken hebt gevonden ga je ze in deze stap oplossen om zo het proces te verbeteren. Niks is hierbij te gek, denk vooral ‘out of the box’. Het is wel belangrijk om de gevonden oplossingen eerst op kleine schaal te testen voordat je ze meteen doorvoert. Op deze manier kan gezien worden of de oplossing inderdaad effectief is, zonder hier veel tijd en moeite in te steken. Hoe weet je dan zeker of een oplossing effectief is? Je raadt het misschien al; door de analyses van Process Mining. Door Process Mining het verbeterde proces te laten analyseren wordt duidelijk of deze verbeteringen het probleem inderdaad oplossen.
Stap 5: Control
Nadat de ‘test-fase’ van de vorige stap geslaagd is en aangetoond is dat de verbeteringen effectief zijn, kunnen deze op grote schaal toegepast worden. Het is uiteraard wel van belang om ook dit weer te testen. Dat wordt in deze stap gedaan. Er wordt gecontroleerd of de verbeteringen ook op grote schaal effectief zijn. Of zij het probleem oplossen, of zij nageleefd worden en of er nog verdere verbeteringen nodig zijn. Process Mining kan hierbij helpen door periodiek analyses uit te voeren van de processen om zo te kijken of het proces nog optimaal loopt of dat er weer nieuwe aanpassingen nodig zijn. Op deze manier blijf je het proces verbeteren en streef je naar perfectie.
Hopelijk is nu nog duidelijker hoe Process Mining Lean Six Sigma kan ondersteunen. De software bespaart je veel tijd, moeite en kosten. Klinkt dat niet aantrekkelijk? Wil je meer weten over Process Mining? Volg dan één van onze trainingen of neem contact met ons op!
Volg ons op LinkedIn (we delen onze artikelen met je)