Al jaren zijn bedrijven elementen van Lean aan het implementeren. Het grote voorbeeld van Lean blijft Toyota. Echter, vele bedrijven slagen er niet in om Lean volledig in de organisatie te implementeren. Het lijkt alsof het plafond wordt bereikt als het gaat om verbeteringen en resultaten. Hoe komt het dat Toyota wel blijft groeien en dat het bij jouw organisatie niet lukt? Mike Rother is een Amerikaanse onderzoeker die gefascineerd werd door dit probleem. Hij heeft jarenlang onderzoek gedaan en zijn verklaring is ‘Kata’.
Kata het succes van Toyota
De term ‘Kata’ komt uit de Japanse vecht- en zelfverdedigingssport, zoals judo en karate. Daar wordt het gebruikt om een aantal vastgestelde oefeningen veelvoudig uit te voeren en te herhalen, totdat deze volledig beheerst worden. Door het toepassen en uitoefenen van een Kata binnen een organisatie (zoals Toyota), worden routines gecreëerd die een gewoonte worden voor de medewerkers en de organisatie. Door deze gestructureerde routines te herhalen, kunnen individuele medewerkers, afdelingen en hele bedrijven vooruitgang boeken en continu blijven verbeteren.
Mike Rother is de onderzoeker geweest die de term ‘Toyota Kata’ heeft geïntroduceerd en heeft beschreven in zijn gelijknamige boek. In dit boek beschrijft hij dat één van de succesfactoren van Toyota is; continu verbeteren door middel van Kata’s. Hij omschrijft twee soorten Kata’s; de Verbeter Kata en de Coaching Kata, die bijdragen aan een continue verbetercultuur.
De Verbeter Kata
Een routine die teams gebruiken om van de huidige situatie tot de nieuwe situatie te komen wordt de Verbeter Kata genoemd. Zoals de naam al zegt is deze bedoeld om een proces te verbeteren. Dit gebeurt op basis van de volgende vier stappen:
- Begrijp de richting, visie, doel of behoefte
- Begrijp de huidige (initiële) situatie
- Definieer de volgende doelsituatie
- Plan Do Check Act (PDCA) richting de doelsituatie
De Coaching Kata
De Coaching Kata is een routine die gebruikt wordt om de Verbeter Kata te leren, met als doel om beter te worden in het uitvoeren van verbetertrajecten en continu te blijven verbeteren. Het loopt parallel aan de Verbeter Kata, en gedurende dit traject voorziet de coach de leerling van input zodat deze progressie maakt. Als coach is het belangrijk om het denkpatroon van de leerling te achterhalen om zo gericht input te geven. De coach moet zelf ervaring hebben met de Verbeter Kata om de medewerkers/leerlingen zo goed mogelijk te coachen. Iedereen die werkt met of aan een Verbeter Kata moet gekoppeld zijn aan een coach. De Coaching Kata pas je toe op echte problemen in de organisatie en leerlingen gaan daardoor ook gelijk aan de slag. Het boek Toyota Kata beschrijft de volgende vijf stappen die helpen om op een gestructureerde en gestandaardiseerde manier te coachen:
- Wat is de doelsituatie?
- Wat is de huidige situatie?
- Welke obstakels verhinderen je om de doelsituatie te bereiken? Met welke ben je nu bezig
- Wat is je volgende stap? Wat verwacht je?
- Wanneer kunnen we gaan kijken wat we hebben geleerd van het nemen van deze stap?
Integratie van Vebeter Kata en Coaching Kata op alle niveaus
Bovenstaande vijf stappen worden in cycli uitgevoerd en gedurende de Verbeter Kata meermaals doorlopen. De Verbeter Kata en daarmee de Coaching Kata, kan je op alle niveaus binnen een organisatie toepassen, waarbij ook veel op de werkvloer. Veel problemen spelen zich af op de werkvloer en daarom wil je de medewerker die het dichtst bij het probleem staat leren om problemen op een gestructureerde manier aan te pakken. Door ze te coachen in het uitvoeren van de Verbeter Kata creëer je die continue verbeter mindset waar organisatie veel naar opzoek zijn. Als coach of manager wil je de medewerker in staat stellen om problemen op te lossen, in plaats van dit zelf te proberen.