Als Bureau Tromp zorgen we vaak voor veranderingen in de manier van werken. Dit komt altijd ten goede van de organisatie. Toch kunnen er ook een vervelende bijkomstigheden optreden, zoals het ontstaan van weerstand. Verandermanagement speelt hierop in en gaat onder andere over het omgaan met weerstand. Benieuwd hoe dit werkt? In dit blog kom je het te weten.
Waarom ontstaat er weerstand?
Weerstand heeft vaak te maken met een verlies of zelfs een mogelijk dreigend verlies. Er kan al weerstand ontstaan wanneer mensen slechts denken dat er iets voor hun gaat veranderen. Mensen houden nou eenmaal graag vast aan hun huidige werkwijze. Daarom is enige vorm van weerstand bij veranderingen altijd dichtbij.
Omgaan met weerstand bij verandermanagement
Wanneer jij als Lean veranderaar iets wilt verbeteren, kijken de mensen die het betreft voornamelijk naar de gevolgen voor henzelf. ‘What’s in it for me?’. Er wordt zowel op rationeel niveau als op gevoelsniveau gereageerd. Hierbij kan het gevoel veel sneller reageren dan de ratio. Hoe ga je daar nou mee om?
Je zou zeggen dat je de weerstand wel weg kan nemen door onweerlegbare uitspraken als; “… en daarom is het heel logisch om dit te gaan doen” of “… en het is te zien; de verbetering spat ervan af!” Je moet echter oppassen met dit soort uitspraken. Mensen kunnen de nieuwe werkwijze namelijk misschien wel inzien, maar dat wil nog niet zeggen dat het ook zonder weerstand wordt geaccepteerd.
Neem de tijd
Als de eerste (niet zo positieve) reactie vanuit het gevoel komt, kan het wenselijk zijn om wat tijd te nemen om de verandering te overdenken. Geen wonder dat een verandering vaak op vrijdag wordt aangekondigd. Dit zorgt ervoor dat je er in de middag met collega’s over kan praten en het in het weekend kan laten bezinken. Soms kan het ook verstandig zijn om na de eerste meeting nog een tweede meeting te organiseren, omdat na de gevoelsreactie de rest van jouw verhaal niet meer is gehoord.
Het SCARF-model
Het SCARF-model van David Rock zegt hier iets over. Dit model kan je vanuit verandermanagement bekijken. Dat kan op de volgende manier:
- De ‘S’ staat voor ‘status’. Kom je aan de status die iemand heeft, dan is de kans groot dat er verzet ontstaat. Het gaat niet eens om het daadwerkelijk verminderen van de status die iemand heeft. Het idee dat dit zou kunnen gebeuren is al voldoende om weerstand te krijgen.
- De ‘C’ staat voor ‘certainty’. Kom je aan iemands zekerheid of geef je het idee dat dit in gevaar komt, dan ontstaat weerstand.
- De ‘A’ staat voor ‘autonomy’ Dit kan je uitleggen als de zelfstandigheid waarmee iemand zijn werk kan doen. Het kan gaan om een gevoel van vrijheid. Daar kunnen mensen heel ver in gaan. In meerdere beroepen is dit een veel gehoord argument om voor dit beroep te kiezen. Meerdere (soms hele dure) hobby’s geven mensen een gevoel van vrijheid en daar hebben ze veel voor over. Dit geeft aan hoe sterk en leidend dit gevoel kan zijn.
- De ‘R’ staat voor ‘relatedness’. Hoe veilig voelt iemand zich in de groep? Een nieuwe groep is ‘eng’ en heeft tijd nodig om een nieuwe balans te vinden. Ik zie het ook graag als ‘relaties’. Je hebt relaties in allerlei vormen op je werk. De directe mensen om je heen zie en spreek je dagelijks. Daar heb je een relatie mee. Er is misschien een vaste groep tijdens de lunch of waar je een rondje mee loopt. Je ziet vaak op een bijeenkomst dat mensen hun vaste groep opzoeken. In die groep ben je bekend, je weet wat je aan de anderen hebt. Wanneer je die relatie verbreekt of misschien gaat verbreken kan je weerstand krijgen.
- De ‘F’ staat voor ‘fairness’. Ervaart men de verandering als eerlijk? Vindt iemand dat hij/zij zelf eerlijk wordt behandeld? Net zo eerlijk als anderen? Zo niet, dan krijg je weerstand.
In elk van deze gevallen is het al genoeg wanneer er slechts een beeld ontstaat dat er een verlies zou kunnen zijn. Ook dan is weerstand vrijwel gegarandeerd.
Verandermanagement: Weet wat er speelt
Weerstand volledig voorkomen kan niet. Het is lastig om met de gevoelens van iedereen rekening te houden. Soms kan je de gevolgen van de verandering zien aankomen, maar soms kan je ook verrast worden. Daarom is het belangrijk om met iedereen in gesprek te gaan en te blijven. Laat de koffiemachine jouw grote vriend zijn. Dit is één van de plekken om meningen te horen en delen. Wanneer je weet wat er speelt vereist dit een gepaste reactie. Hierdoor kan je Lean (DMAIC)traject soms ‘onverwachte’ vertragingen oplopen, waar je rekening mee moet houden.
Wist je dat tot 50% van je tijdbesteding kan opgaan aan ‘praten’ met anderen. Lean gaat niet enkel over tools en technieken. Juist het goed managen van de verwachtingen, creëren van betrokkenheid en het goed laten ‘landen’ van alle veranderingen zorgt ervoor dat het ook succesvol wordt geïmplementeerd.
Gelukkig hebben we vanuit Bureau Tromp inmiddels aardig wat ervaring in verandertrajecten opgebouwd. We kunnen anticiperen op de vele vormen van weerstand die kunnen ontstaan wanneer we verbeteringen doorvoeren. Neem contact met ons op hierover.