Process Mining, op zoek naar het werkelijke – gouden – proces!

Procesbeschrijvingen & Process Mining

Binnen elke organisatie word je er mee lastig gevallen: procesbeschrijvingen. Ze beschrijven perfect hoe het proces moet lopen (maar wat in de realiteit nooit gebeurt), zijn vrijwel nooit up-to-date en worden door werknemers als grote last ervaren. Processen blijven dan ook een wonderbaarlijk iets.

Deze procesbeschrijvingen worden vaak nog op een ouderwetse manier uitgevoerd. Ergens en ooit worden ze opgeschreven en opgeslagen. Dit kan in een map zijn waar nooit meer naar wordt omgekeken of in een systeem wat eigenlijk niemand volledig begrijpt. Zodra iemand de beschrijvingen er weer eens bij pakt zijn ze alweer veroudert en kunnen ze vrijwel altijd meteen weggegooid worden. In de meeste gevallen zijn ze ook niet volledig. Het is vaak slechts een eenvoudige omschrijving van de werkelijke processen, waar defecten, herstelwerkzaamheden, wachttijden, etc. niet in terug te vinden zijn.

Dat het proces vaak niet zo werkt als hoe je zou willen, komt o.a. doordat elke werknemer en elke afdeling processen op een andere manier uitvoert. Een ideale wereld waarin iedereen op dezelfde manier werkt, bestaat helaas niet. Daarnaast zijn procesbeschrijvingen soms opgesteld door werknemers die er niet eens meer werken of denken afdelingen dat ze voor elkaar regels kunnen opstellen (waar ze het uiteindelijk zelf niet mee eens zijn).

Process Mining

Wat gebeurt er dan als je de werkelijke uitvoering van processen gaat analyseren en dit gaat vergelijken met hoe het zou horen te lopen volgens de procesbeschrijvingen? Zijn er veel overeenkomsten of wijkt het juist erg van elkaar af?

Dit klinkt leuk, maar hoe voer je dat dan weer uit? Daar kan Process Mining je bij helpen! Process Mining kan al deze vragen snel en eenvoudig beantwoorden.

Met behulp van Proces Mining kun je je werkelijke proces eenvoudig analyseren en in kaart brengen. Geen mooi plaatje van het ideale proces, maar gewoon de werkelijkheid. Keihard en eerlijk. Defecten, wachttijden, werkzaamheden die worden overgeslagen en nog veel meer krijg je overzichtelijk te zien. Daarnaast kun je verschillende werknemers, werkmethodes, afdelingen en processen met elkaar vergelijken. Op deze manier kun je duidelijk zien wat er goed gaat, wat niet optimaal verloopt of wat simpelweg fout gaat. Aan de hand hiervan kun je afwijkingen opsporen om vervolgens je processen te verbeteren.

Omarm het!

Vanaf nu kan er heel anders tegen een procesbeschrijving aangekeken worden. Zie het niet meer als een blok aan je been of iets waar je voor wegloopt, maar zie het als een hulpmiddel! Het houdt je niet op, maar het leert je juist ontzettend veel over het proces en over eventuele verbetermogelijkheden.

En hoe helpt Process Mining jou dan? Dat kunnen wij je laten zien in één van onze trainingen. Als je verdere vragen hebt dan kun je natuurlijk ook contact met ons opnemen.

Ook interessant:

• Process Mining kan Lean Six Sigma versterken
• Process Mining en data