Met Lean Six Sigma grip op de chaos die VUCA heet

VUCA is een van oorsprong Amerikaanse term die veel wordt gebruikt om aan te geven dat niet alles te voorspellen is. Denk aan markttrends die continu veranderen, regelgeving die voortdurend wijzigt en de steeds hogere eisen die klanten, burgers of patiënten stellen. Je hebt daar niet altijd invloed op, maar het heeft wel een groot effect op de manier waarop je je organisatie moet inrichten. Het zou dan ook best lekker zijn als je je goed kunt voorbereiden op die veranderende wereld. Helaas kunnen we je geen glazen bol geven, maar gelukkig kennen we wel een paar handige tools om je staande te houden in een VUCA-wereld.

Wat is VUCA?

Voor we onze aanpak met je delen, zoomen we eerst nog even in op de term VUCA. Het is een acroniem voor Volatility (snel veranderend), Uncertainty (onzekerheid), Complexity (complexiteit) en Ambiguity (dubbelzinnigheid). En hoewel het een term is die uit het leger komt, bleek eind vorige eeuw al snel dat VUCA ook prima past in het jargon van het bedrijfsleven, de zorg of de overheid.

·       Volatility gaat over de snelle, onverwachte veranderingen in markten, technologieën of regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan de enorme opschudding die Artificial Intelligence heeft veroorzaakt.
·       Uncertainty gaat over de onzekere toekomst en hoe gebeurtenissen je bedrijfsvoering in gevaar kunnen brengen. Ga bijvoorbeeld even terug naar begin 2020. Maar weinig mensen konden toen vermoeden hoeveel impact COVID-19 zou krijgen op ons leven, en daarmee ook op het voortbestaan van organisaties.
·       Complexity zoomt in op de complexiteit van de wereld en de manier waarop diverse gebeurtenissen met elkaar verbonden zijn. En dus ook onvoorziene effecten kunnen hebben. Denk aan de financiële markten waar een bepaalde ontwikkeling de volledige aandelenmarkt onderuit kan halen.
·       Ambiguity gaat over het gebrek aan duidelijke oorzaak-gevolgrelaties en het feit dat je nooit helemaal kunt voorspellen hoe de markt reageert op bijvoorbeeld een nieuw product of een nieuwe concurrent die klanten belooft het helemaal anders te doen.

Lean Six Sigma als oplossing

VUCA staat dus kortgezegd voor een chaotische wereld waarin organisaties weinig tot geen grip hebben. Dat klinkt wat zwaarmoedig. En laten we wel wezen: een organisatie bouwen op onzekerheid is een enorm lastige opgave. Achteroverleunen is dan ook geen optie als je wilt overleven én groeien. Gelukkig bestaan er methodes die helpen om structuur aan te brengen in een onvoorspelbare, continu veranderende omgeving. Lean Six Sigma is zo’n methode. Met lean werken creëer je een solide basis om processen te optimaliseren, en je vindt binnen Lean Six Sigma een breed scala aan tools die je helpen om meer controle te krijgen op het ogenschijnlijk ongrijpbare.

Gebruik data als uitgangspunt

In een VUCA-wereld is het vrij riskant om besluiten te nemen op basis van je onderbuikgevoel. Tot zover vertellen we je waarschijnlijk niets nieuws. Dan is het prettig als je kunt varen op data, jouw houvast in onzekere tijden. Dit helpt je om ruis te filteren, om patronen te herkennen én om te beoordelen of er een verband is tussen bepaalde zaken. Informatie die heel goed van pas komt bij het vaststellen van een passende strategie in een chaotische omgeving. Is dat precies waar je naar op zoek bent? Maak dan vooral even kennis met onderstaande hulpmiddelen.

1.     Scatterplot – Hiermee visualiseer je het verband tussen twee variabelen of gegevensreeksen. Een goed vertrekpunt om inzicht te krijgen in je processen en hoe je die kunt verbeteren. Ideaal in een omgeving waar niet alles gaat zoals je voorspelt.
2.     Boxplot – Deze grafische weergave is heel handig om in te zetten als je wilt weten hoe een bepaalde dataset is verdeeld, denk aan de klanttevredenheid of verkoopcijfers. Je kunt misschien niet altijd beïnvloeden dat deze veranderd zijn, maar met een boxplot krijg je wel meteen inzicht waar de uitschieters zitten. Om daar vervolgens op te kunnen acteren.
3.     T-test – Een T-test helpt je organisatie inzicht te krijgen of er een significant verschil zit tussen twee gemiddelden. Handig om te onderzoeken of het gewijzigde overheidsbeleid, of een gewijzigde markttrend daadwerkelijk effect heeft op jouw organisatie. Als je dat inzichtelijk hebt, kun je ook betere maatregelen nemen.

Bovenstaande tools zijn overigens maar een paar voorbeelden die helpen om wendbaar te blijven in een VUCA-wereld. Neem voor een volledig overzicht zeker een kijkje bij alle blogs over Lean Six Sigma-tools.

Ga voor de juiste mindset

Het is natuurlijk veel te simpel om te stellen dat je met de juiste mindset een antwoord hebt op de uitdagingen in een VUCA-wereld. Maar geloof ons, door op een andere manier te kijken naar de verschillende onderdelen, kun je jouw organisatie een hoop ellende besparen. En natuurlijk door te kiezen voor de juiste tools. Wil jij zorgen dat jouw organisatie voldoende wendbaar blijft, en direct ook slimmer werken? Investeer dan in een Lean Six Sigma training en krijg meer grip op de chaos die om ons heen woedt.