Variatie betekent letterlijk afwisseling of verscheidenheid. Kijken we meer naar de bedrijfs- of procesmatige context van het woord, dan kun je zeggen dat variatie de onverwachte of ongecontroleerde verschillen in de output van een bedrijfsproces is. Oftewel, het lijkt erop dat alles hetzelfde verloopt, en toch is het resultaat anders. Niet handig als je bijvoorbeeld een productieproces hebt, waarin het product dat je oplevert aan het eind van de rit altijd hetzelfde moet zijn. Maar ook bij ander type bedrijfsprocessen, die minder strikt en rechtlijnig zijn, wil je variatie zoveel mogelijk voorkomen. Teveel variatie komt de doorlooptijd en kwaliteit van je proces namelijk niet ten goede. In deze blog kijken we naar de effecten van variatie op je proces en het resultaat ervan. Ook geven we je tips hoe je variatie kunt voorkomen.
Wat kenmerkt een efficiënt proces?
Laten we starten met de vraag: wat is de ideale situatie? Wanneer is een proces efficiënt en aan welke kenmerken voldoet een efficiënt proces? Efficiëntie is ook zo’n term die je op verschillende manieren uit kunt leggen. Maar wij gaan hier uit van de manier waarop hier vanuit de Lean filosofie naar gekeken wordt: een efficiënt proces is een proces dat met minimale verspilling en maximale waardecreatie het gewenste resultaat oplevert. Enkele kenmerken van een efficiënt proces zijn:
– Veel is gestandaardiseerd. Dat wil zeggen dat het proces steeds op dezelfde manier wordt uitgevoerd. Het mooist is natuurlijk als je het kunt automatiseren, maar de werkwijze vastleggen in een Standard Operating Procedure (SOP) kan ook helpen.
– De verspilling van tijd, middelen, arbeid en materiaal is minimaal. Alles wat niet strikt noodzakelijk is voor het eindresultaat is tenslotte overbodig.
– Snelle doorlooptijd, zonder onnodige vertragingen.
– De betrouwbaarheid is hoog. Steeds opnieuw levert het proces hetzelfde resultaat.
Waarom variatie funest is voor een efficiënt proces
Als je bedenkt dat wat we hiervoor schreven nodig is om een proces efficiënt te laten zijn, dan kun je je direct al wel voorstellen dat je daarin de variatie zo klein mogelijk wil houden. Want hoewel de meeste mensen het fijn vinden om als avondeten juist wel veel variatie te hebben, werkt dat met processen toch een tikkeltje anders.
Variatie kan leiden tot onvoorspelbaarheid, inefficiëntie en kwaliteitsproblemen. Ook is een proces met veel variatie moeilijker te verbeteren. We lichten het hieronder kort toe:
– Onvoorspelbaarheid
Als een proces veel variatie kent (bijvoorbeeld in doorlooptijden, inputkwaliteit of werkwijze), wordt het moeilijk om betrouwbare planningen te maken. Dit belemmert onder andere levertijden, capaciteit en klanttevredenheid.
– Inefficiëntie
Een beetje een inkoppertje natuurlijk, maar wat we ermee willen zeggen is dat variatie zorgt voor verstoringen. Denk aan machines die vaker moeten worden omgesteld, medewerkers die moeten schakelen tussen verschillende taken, of systemen die zich steeds opnieuw moeten aanpassen. Dit leidt tot wachttijden, overbodige handelingen en hogere kosten.
– Kwaliteitsproblemen
Wanneer het proces niet gestandaardiseerd is, wordt het moeilijk om constant goede kwaliteit te leveren. Kleine afwijkingen kunnen leiden tot fouten, herstelwerk of zelfs afgekeurde producten of diensten.
– Moeilijk te verbeteren
Procesverbetering begint bij standaardisatie. Als er veel variatie is, is het lastig te bepalen waar precies de bottlenecks zitten, omdat de resultaten niet consistent zijn.
3 Tips om variatie te voorkomen
Om maar gelijk met de deur in huis te vallen: als je een proces niet volledig kunt automatiseren, zal er altijd wat variatie blijven bestaan. Ieder mens werkt toch net even anders of heeft weleens een slechte nacht, waardoor hij/zij net even wat minder scherp is en iets anders doet dan afgesproken. Maar dat betekent natuurlijk niet dat je alle variatie dan maar gewoon moet laten bestaan. Met deze drie tips laat je zo min mogelijk ruimte voor variatie.
Tip 1: Standaardiseer werkwijzen
We schreven het eerder al: standaardisatie is het toverwoord als het gaat om het verminderen van variatie. Zorg ervoor dat iedereen op dezelfde manier werkt met behulp van standaardprocedures (SOP’s), checklists of werkinstructies. Dit voorkomt dat medewerkers naar eigen inzicht het werk uitvoeren. Dat leidt namelijk vaak tot afwijkingen. Handig daarbij is om medewerkers niet zomaar iets voor te schrijven, maar hen mee te laten denken met de meest efficiënte manier van werken. Juist hun praktijkervaring is enorm waardevol. En ze hebben minder het idee dat hen iets opgelegd wordt. Je zou hiervoor bijvoorbeeld een brownpaper sessie voor kunnen organiseren.
Tip 2: Visualiseer en meet je proces
Wij zijn groot fan van het visualiseren van processen. Binnen de lean-methodiek heb je hier verschillende zogeheten process mapping tools voor: hulpmiddelen die je proces in beeld brengen en waarmee je makkelijk knelpunten kunt identificeren en kunt achterhalen waar de variatie in het proces zit.
Tip 3: Werk met vaste leveranciers, systemen en inputbronnen
Veel variatie ontstaat door inconsistente input, zoals grondstoffen, informatie of instructies. Door te standaardiseren in je leverancierskeuze, ICT-systemen of formulieren verminder je invoervariatie.
Zelf variatie verminderen?
Ben je na het lezen van deze blog overtuigd dat je alle variatie uit jouw processen wilt halen en zo werkwijzen wilt optimaliseren? Doe het dan gelijk goed en verdiep je verder in Lean en Lean Six Sigma. Onze trainingen helpen je daarbij.
Contact opnemen
Heb je een vraag? Vul het onderstaand contactformulier in en wij nemen zo snel mogelijk contact met jou op.
"*" geeft vereiste velden aan