Hoe je lean-technieken inzet om de productiviteit te verhogen
Productiviteit is de manier waarop je efficiënt en effectief een resultaat behaalt. Daarmee is het een begrip dat snel ter tafel komt als organisaties efficiënter willen werken. Heb jij het idee dat jouw organisatie hierin grote stappen kan maken? Of misschien zou je juist zelf wel wat productiever willen zijn en meer gefocust willen werken. Wat de reden ook is om de productiviteit te verhogen, goed geleend is nog altijd beter dan slecht bedacht. Laat je daarom eens inspireren door de wereld van Lean en Six Sigma. Zeker weten dat je daar wat handige tips en ideeën vandaan kunt halen!
Drie grootste productiviteitskillers
Bij productiviteit draait het dus eigenlijk om met zo min mogelijk inspanningen (efficiënt) het beste resultaat (effectief) te behalen. Het resultaat kan een zo hoog mogelijke omzet zijn, maar ook een afgewerkt to-do-lijstje aan het eind van de dag.
En ondanks alle goede voornemens die je vast hebt als je je werkdag start, komen er gedurende de dag vaak allerlei dingen tussendoor, die invloed hebben op hoe productief je bent. Met als gevolg dat je aan het eind van de dag nog steeds niet hebt gedaan wat je eigenlijk wilde doen. Klinkt bekend? Troost je; je bent niet de enige. We hebben de drie grootste productiviteitskillers op de werkvloer voor je op een rij gezet.
1. Slecht timemanagement
In theorie is het niet zo heel moeilijk: je maakt een planning van dat wat je moet doen en houdt je daaraan. Toch komt het vaker wel dan niet voor dat een ingeplande taak veel meer tijd kost dan je dacht of dat er over je gereserveerde tijd een vergadering wordt gepland. Om nog maar te zwijgen over de verleiding om tussendoor je e-mails of appjes te beantwoorden.
2. Multitasken
Het klinkt zo handig, multitasken…verschillende taken tegelijkertijd oppakken met het idee dat je daarmee tijd bespaart. Dat blijkt in praktijk slechts zelden het geval. Wat er wel gebeurt? Uiteindelijk kosten de taken je meer tijd en het resultaat is vaak ook minder goed dan wanneer je je gewoon concentreert op één taak tegelijk.
3. Systemen en processen die niet meewerken
Misschien wel de meest frustrerende, omdat je hierbij vaak het idee hebt dat je er maar mee moet dealen: systemen die niet lekker werken of processen die niet efficiënt zijn ingericht. Want laten we wel wezen: je zou echt zoveel productiever zijn als dat programma wél in één keer opstart of als een voorstel níet door tig verschillende mensen bekeken moet worden.
Handige lean-technieken die de productiviteit verhogen
En? Klinkt het je bekend in de oren, al die zaken die een negatieve invloed hebben op je eigen productiviteit of die van jouw afdeling? Gelukkig gloort er hoop aan de horizon! Binnen Lean en Six Sigma, twee methoden die toch in de eerste plaats bedacht zijn om zo efficiënt mogelijk te werken, vind je veel aanknopingspunten die eigenlijk bij alle werkzaamheden en op iedere werkvloer een positief effect hebben op de productiviteit. We geven je wat voorbeelden:
· Zit het probleem vooral in afspraken die te pas en te onpas worden ingeschoten? Misschien helpt het jou en je team als jullie gaan werken met een weekstart of een dagstart. Door de dag of week op een vast tijdstip, met vaste bespreekpunten af te trappen, komt er meer regelmaat en structuur in de overleggen en zul je zien dat het aantal overleggen gedurende de dag daardoor ook minder wordt.
· Moeite met prioriteiten stellen? Waardoor je eigenlijk weinig zicht hebt op welke taken je echt nu moet doen en hoeveel tijd die je gaan kosten? Een Kanban-bord kan dan uitkomst bieden. Met een Kanban-bord heb je voor jezelf of voor je hele team inzichtelijk welke taken er liggen, waar nu aan gewerkt wordt en wat af is. Heel veel inzichtelijker wordt het niet!
· Is het vooral de omgeving die tegenwerkt? Maak schoon schip met de 5S-methode. Oorspronkelijk gericht op het creëren van een schone, rustige en overzichtelijke werkplek, maar ook heel goed toepasbaar op de digitale omgeving. Je lost er inefficiënte processen of onhandige systemen niet direct mee op, maar je krijgt wel inzicht in waar de problemen nu eigenlijk precies zitten en zet binnen jouw invloedsfeer stappen om dat te verbeteren.
Meer handige tips leren?
Heb je na het lezen (én toepassen!) van deze handige tips de smaak te pakken? Verdiep je dan eens verder in de wereld van Lean of Lean Six Sigma. Deze methodieken bieden je niet alleen handige aanknopingspunten om je eigen productiviteit te vergroten, maar geven je vooral handvatten hoe je de processen binnen jouw organisatie nét even wat efficiënter en beter in kunt richten. En daar heb je zelf natuurlijk ook alleen maar baat bij.