Doorlooptijd verkorten doe je met deze handige tips
Doorlooptijd is de totale tijd die nodig is vanaf het moment dat jij een briljant plan hebt tot het plan volledig is gerealiseerd en uitgevoerd. Het liefst wil je natuurlijk dat deze tijd zo kort mogelijk is. Dat is niet alleen efficiënter en dus goedkoper, het voorkomt ook dat jouw concurrent misschien net even sneller is met een soortgelijke innovatie. Wil jij ook de doorlooptijd van processen verkorten? Wij delen praktische tips en handige methodes.
Neem afscheid van verspillingen
Een ideale manier om de doorlooptijd te verkorten, is door verspillingen aan te pakken. Oké, die open deur hebben we alvast ingetrapt. Maar hoe je dat: verspillingen elimineren? Wat ons betreft zijn Lean Management en Six Sigma hierbij gouden tools. Lean Management richt zich bijvoorbeeld op het verwijderen van alles dat geen waarde toevoegt. Denk aan het verminderen van onnodige vergaderingen. Want, wie kent niet dat gevoel dat het ook best een e-mail had kunnen zijn?
Naast Lean is Six Sigma ook ideaal, maar dan vooral gericht op het minimaliseren van afwijkingen en fouten in processen. Klinkt dat een beetje abstract? Stel je dan voor dat je een marketingcampagne lanceert. Hoeveel correctierondes gaan teksten en visuals door voordat ze definitief zijn? Iedereen streeft naar twee reviewrondes, maar in de praktijk worden dit er al snel vier of zelfs nog meer. Dit voorkom je door vooraf duidelijk te definiëren wat je wilt. En laat dat nou net zijn waar Lean en Six Sigma je bij kunnen helpen.
Breng doorlooptijden in kaart
Voor je echt aan de slag kunt met het optimaliseren van je doorlooptijd, is het belangrijk om eerst goed in kaart te krijgen hoe processen nu precies lopen. Maak bijvoorbeeld eens een simpele flowchart waarin elke stap duidelijk is beschreven. Zo zie je direct waar mogelijke bottlenecks zitten. Bijvoorbeeld, hoeveel tijd zit er tussen het moment dat een projectplan klaar is en de goedkeuring door het management? Zie je daar structureel vertraging? Dan weet je direct waar je moet ingrijpen.
Een andere manier om dit te doen is door de 80/20 regel toe te passen. Deze regel gaat ervanuit dat 80% van het resultaat voortkomt uit 20% van de inspanningen. Kijk daarom eens samen met je collega’s naar de projecten die jullie als afdeling oppakken. Is het mogelijk om meer prioriteit te geven aan de cruciale 20%? Dan verklein je de doorlooptijd namelijk aanzienlijk.
Hoe je dat in de praktijk doet? Dit keer zoomen we in op de ontwikkeling van een nieuwe app. De kans is groot dat jij samen met je collega’s veel tijd besteedt aan kleine design-elementen die de gemiddelde bezoeker niet eens opvallen. Zij zijn vooral bezig met de gebruikerservaring: kunnen ze zelf zoeken wat ze vinden en werkt de app snel? Door daar meer de focus op te leggen, is de kans groot dat de app een stuk eerder live kan.
Beperk de Work in Progress en werk SMART
Je kent het vast: je houdt 14 projectballen in de lucht, maar geen enkel project vordert zoals je wilt. Kijk dan eens naar de hoeveelheid Work in Progress (WIP). Als er teveel taken in een bepaald proces niet afgerond zijn, zorgt dit uiteindelijk voor meer vertraging. Door je WIP te beperken, kun je er juist voor zorgen dat projecten sneller doorstromen. En dat geeft ook meteen veel meer voldoening. Het afstrepen van zaken die zijn gedaan, is nou eenmaal een stuk leuker dan een enorme takenlijst waar je maar niet doorheen lijkt te komen.
Een andere manier om de doorlooptijd te verkorten, is door je doelen SMART te formuleren. Oftewel, maak ze Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgeboden. Handig, want hierdoor voorkom je vaagheid en dubbel werk. Een project snel live brengen, dat is nou niet echt SMART. Maar zeggen dat je op 15 mei versie 1.0 van de app wilt lanceren, met minimaal vijf hoofdfunctionaliteiten, is dat wel. Zo weet iedereen wat het einddoel is, en voorkom je onnodige discussies tijdens het proces. Moet je natuurlijk wel nog even omschrijven om welke vijf hoofdfunctionaliteiten het dan gaat, en hoe die er precies uitzien. Anders blijft het toch weer wat vaag en dat komt de doorlooptijd niet ten goede.
Aan de slag met verkorten doorlooptijd
Wil je écht serieus aan de slag met het optimaliseren van doorlooptijd? Dan kun je denken aan praktische trainingen in Lean of Six Sigma. Hier leer je niet alleen hoe je verspillingen in processen aanpakt, maar ook hoe je structureel zorgt voor verbetering binnen je organisatie. Er zijn talloze trainingen beschikbaar, waarin je met herkenbare casussen uit de praktijk aan de slag gaat. Door structureel met de tools aan de slag te gaan, zul je zien dat de doorlooptijd aanzienlijk verbetert. En wie weet: misschien ben jij dan straks die collega die erom bekendstaat echt dingen voor elkaar te krijgen, zonder vergaderingen die ook een mail hadden kunnen zijn.