Digitalisering en Artificial Intelligence onmisbaar om lean te werken?

Digitalisering is kortgezegd de overgang van analoog naar digitaal werken. Het gaat dus veel verder dan alleen het invoeren van nieuwe technologie. Het gaat juist om het gebruiken van slimme tools om processen te optimaliseren. Voor velen is digitalisering dan ook de sleutel tot een efficiëntere toekomst. De link met Lean werken is dan ook snel gemaakt. Daar draait het natuurlijk ook allemaal om efficiëntie. Kun je daarom stellen dat digitalisering onmisbaar is om Lean te werken, of speelt het slechts een ondersteunende rol en hoe past Artificial Intelligence in dat plaatje? We onderzoeken het in deze blog.

Wat is Lean werken?

Om antwoord te geven op de vraag of de digitalisering onmisbaar is, is het van belang om te weten wat Lean werken is. Eigenlijk draait het bij Lean management om slimmer werken. Je focust op efficiënte processen en zo min mogelijk verspilling. Om de lean methodiek in je organisatie in te voeren, zijn er verschillende mogelijkheden. Sommige managers denken dat er een keuze gemaakt moet worden en stellen dat het Scrum versus Lean is. Hoe begrijpelijk ook, toch klopt dat niet helemaal. Scrum is namelijk een van de agile-technieken. En agile lijkt op hoofdlijnen weer erg op Lean werken. Al zijn er ook duidelijke verschillen. Zo heb je bij Lean werken verschillende belts: zoals de Yellow Belt en de Black Belt. Bij Agile softwareontwikkeling horen dan weer rollen als de product owner en de scrum master. Volg je het nog?

Voordelen van digitalisering binnen Lean-context

Oké, hoe complex ook: vermoedelijk heb je nu wel een beetje een beeld wat Lean werken precies inhoudt. Je bent het dan ook vast met ons eens dat digitalisering en Lean werken op het eerste gezicht een gouden combinatie lijken. Met handige digitale tools kun je namelijk ideaal het ontwikkelen van efficiënte processen ondersteunen. Zeker als je bedenkt dat digitalisering het inzetten van Artificial Intelligence (AI) mogelijk maakt. AI-tools zijn natuurlijk bij uitstek geschikt om efficiënter te werken, en dat niet alleen: het helpt jouw organisatie ook om beter geïnformeerde besluiten te nemen. Ga maar na, AI-tools kunnen een hoop werk uit handen nemen. Zeker als je weet hoe je AI kunt toepassen, kun je hier veel profijt van hebben binnen een Lean-context. Zo kun je met AI en digitalisering:

1.     Snel besluiten nemen – realtime data is essentieel voor het sneller nemen van de juiste beslissingen. Besluiten die essentieel zijn binnen een lean-context. Je wilt immers snel kunnen bijsturen en geen weken wachten voor je ingrijpt. Dat digitalisering daarbij onmisbaar is, lijkt ons een gegeven. Daarbij geldt ook dat AI je nog een stap verder helpt. Zo kun je met de inzet van AI bijvoorbeeld nauwkeurig voorspellen welke processen nu en in de toekomst aandacht behoeven. Dat bevordert hoe dan ook het besluitproces.

2.     Transparant werken – bij Lean werken, gaat het juist om het samenwerken in teams. Dan is het dus wel fijn als iedereen toegang heeft tot de juiste KPI’s en de voortgang daarop. Denk aan de productiesnelheid, maar ook aan de hoeveelheid WIP (work in progress). Je kunt natuurlijk werken met grote flip-overs waar iedereen elke dag langsloopt, maar een digitaal dashboard is dan net even wat makkelijker. Helemaal als dat dashboard kan worden geoptimaliseerd met AI-modellen die helpen om goed geïnformeerd besluiten te nemen.

3.     Efficiënt communiceren – een groot deel van de mensen met een kantoorbaan werkt een of meerdere dagen thuis. Dat is niet anders in organisaties waar men lean samenwerkt. We durven zelfs te stellen dat men daar nog minder gebonden is aan een bepaalde locatie. Ideaal dus als je dan thuis contact met elkaar kunt houden via Microsoft Teams of Slack, digitale tools dus.

4.     Automatiseren van werk – als je aan de slag gaat met het efficiënter inrichten van je processen, is het niet vreemd als je repetitieve handelingen automatiseert of overlaat aan een intelligente bot. Niet alleen verlaag je daarmee de foutmarge, je zorgt er ook voor dat medewerkers zich meer kunnen focussen op taken die meer waarde toevoegen. En laat dat nou weer een mooi voorbeeld zijn hoe digitalisering en AI lean werken vooruit helpen.

Valkuilen digitalisering en Lean werken

Hoe mooi bovenstaande alinea ook klinkt; digitalisering en AI kennen natuurlijk niet alleen maar voordelen. Zo zijn er ook een aantal valkuilen die Lean werken in een organisatie juist kunnen tegenwerken. We benoemen er vier.

1.     Kernprincipes verdwijnen – als organisatie heb je vermoedelijk een uitgebreide visie op het implementeren van Lean methodieken. Dat digitalisering en AI daarbij kunnen helpen is een feit, maar het kan ook zorgen dat je je teveel focust op de tools an sich. Hierdoor kan je het grotere geheel uit het oog verliezen. En heb je straks dus top tools, maar geen efficiënte processen.

2.     Digitale vaardigheden – niet alle medewerkers in een organisatie voelen zich als een vis in het water bij nieuwe tools. Sterker nog, digitale tools kunnen medewerkers zelf afschrikken. Dit geldt helemaal voor AI-tools. Veel mensen vinden deze ontwikkeling toch maar erg spannend.

3.     Kosten – eerlijk is eerlijk: hoe handig ook, het aanschaffen, implementeren en onderhouden van digitale en AI-tools kost geld. Door hier op te willen bezuinigen kunnen de voordelen uiteindelijk toch best tegenvallen.

4.     Risico op bevooroordeelde resultaten – specifiek voor AI geldt dat je als organisatie bedacht moet zijn op het risico op bias. AI-modellen leren namelijk op basis van data, en als deze data vooroordelen bevat of niet representatief zijn, kunnen de uitkomsten verkeerd of bevooroordeeld zijn. Daarom is het bij de implementatie van AI extra belangrijk om daar scherp op te zijn.

Digitalisering en Lean: een onafscheidelijk duo?

Je voelt hem natuurlijk al aankomen na het lezen van de blog. Digitalisering en Lean versterken elkaar, maar om Lean te werken heb je echt meer nodig dan alleen digitale tools en AI-modellen. Denk alleen maar aan de menselijke factor binnen Lean. Zonder je medewerkers krijg je het simpelweg niet voor elkaar om efficiënter te werken. Wil je hier meer over horen? Dan nodigen we je van harte uit voor een van onze trainingen. Duik bijvoorbeeld in de basisprincipes met onze Agile en Lean foundation training en zet zo de eerste stap naar een efficiëntere toekomst. Word jij helemaal enthousiast van de mogelijkheden die AI biedt om efficiënter te werken. Schrijf je in voor een van onze trainingen om je kennis en vaardigheden op het gebied van Artificial Intelligence te vergroten.

Hulp nodig met digitalisering? We helpen je graag hiermee.