Brownpaper sessie: procesverbetering zonder eindeloze vergaderingen
Een brownpaper sessie is een visuele en interactieve manier om processen inzichtelijk te maken én te verbeteren. En geloof ons: het is precies zo’n aanpak waarvan je je na afloop afvraagt waarom je het nooit eerder hebt gedaan. Geen eindeloze overleggen, geen onnodige rapporten, maar gewoon: een groot vel bruin paper, stiften, post-its, en een groep collega’s die samen het proces uitpluist. Maar hoe werkt zo’n sessie precies en wat levert het op? Wij vertellen het je in deze blog.
Wat is een brownpaper sessie?
Een brownpaper sessie combineert kennis van de werkvloer met een duidelijke, visuele aanpak. Het grote voordeel? Iedereen kijkt letterlijk naar hetzelfde proces. Je werkt namelijk op een groot vel bruin papier (vandaar de naam brownpaper sessie). Dit papier wordt op een muur geplakt, en daarop teken je stap voor stap het proces uit: van klantvraag tot eindresultaat. Dit voorkomt discussies op basis van aannames en maakt het makkelijker om samen te zoeken naar verbeteringen.
Of je nu een vastgelopen proces wilt vlot trekken, de doorlooptijd wil verkorten, of op zoek bent naar een manier om de productiviteit te verhogen: een brownpaper sessie helpt je razendsnel op weg. Daarmee sluit deze aanpak dus ook perfect aan bij de principes van Lean Six Sigma. Zie een brownpaper sessie hierbij als tool om inzichten te verzamelen en oplossingen te zoeken voor het verbeteren van de processen.
Van analyse naar actie
De kracht van een brownpaper sessie zit niet alleen in het inzichtelijk maken van processen, maar ook in de gezamenlijke zoektocht naar verbeteringen. Juist door medewerkers uit verschillende lagen van het proces te betrekken, kom je tot verrassende inzichten. Daar stopt het overigens niet: door letterlijk met elkaar in een ruimte te gaan zitten, ontstaat er meer begrip en eigenaarschap. En daar wordt eigenlijk elke organisatie wel beter van.
Als je met elkaar in beeld hebt welke verbeteracties nodig zijn, is het handig om de acties te prioriteren. Zo vergroot je de kans op succes. Een manier om dit te doen is door gebruik te maken van een effect import matrix: een vrij eenvoudige én doeltreffende tool die je helpt om keuzes te maken op basis van impact en haalbaarheid. Heb je je prioritering op orde? Vergeet dan zeker niet om je acties SMART te formuleren. Geen vage notities als ‘iets doen aan de communicatie’, maar heldere doelen zoals: ‘binnen 48 uur een respons sturen naar een klant die een digitale aanvraag indient’.
Voorkomen valkuilen
Helaas geldt ook bij brownpaper sessies dat het resultaat minder wordt, als je de sessies niet optimaal insteekt. Daarom delen we graag enkele valkuilen met je. Door deze goed in je achterhoofd te houden, voorkom je dat een sessie een averechts effect heeft.
· Van sessie naar klaaguurtje: een veelgemaakte fout is dat de sessie in no-time omgetoverd wordt tot een klaaguurtje. Collega’s benoemen allemaal wat er verkeerd gaat, maar zoeken niet naar oplossingen. Niet bevorderlijk voor het proces, maar ook niet voor de sfeer. Dit voorkom je door voorafgaand aan de brownpaper sessie duidelijk spelregels af te spreken. Bijvoorbeeld de regel: natuurlijk mag je knelpunten aandragen, maar je denkt ook actief mee in de verbeteringen.
· Verkeerde collega’s: helaas komt het ook nog erg vaak voor dat niet de juiste medewerkers aan tafel zitten. Bij een brownpaper sessie gaat het om het proces, en heb je dus ook echt de mensen nodig die dagelijks in dat proces werken. Zij hebben de kennis, en brengen waardevolle inzichten. Leidinggevenden zitten vaak onvoldoende in het proces, en kunnen alleen hoog-over meedenken. Zorg dus dat je vooraf goed nadenkt over wie je uitnodigt. Dat komt de sessie echt ten goede.
· In vergadermodus blijven: natuurlijk is het heel belangrijk om de processen visueel in kaart te brengen, en daar moet je ook echt de tijd voor nemen. Maar voorkom dat je te lang in vergadermodus blijft. Dan blijf je namelijk oeverloos met elkaar overleggen, en kom je niet tot concrete afspraken. Zorg daarom voor een strakke structuur, duidelijke doelen en sluit af met concreet geformuleerde verbeteracties. Liefst SMART geformuleerd, zodat je ook echt weet wie wat wanneer doet.
Zelf aan de slag?
Ben je na het lezen van deze blog helemaal klaar om zelf een brownpaper sessie te begeleiden? Of merk je dat je juist nog wat meer kennis nodig hebt? Met een Masterclass Workshop Faciliteren leer je hoe je interactieve sessies begeleidt en hoe je de deelnemers enthousiasmeert. Wil je je verder verdiepen in manier om processen visueel in kaart te brengen? Dan is de Value Stream Map Masterclass een handig vertrekpunt. Door de Value Stream Map uit te tekenen in een brownpaper sessie krijg je snel het inzicht dat jij nodig hebt. En ook niet onbelangrijk: de masterclass duurt slechts 1 dag, waardoor je de kennis ook heel snel kunt toepassen in je eigen werk.