De 80/20-regel is niets anders dan een manier om met minder inspanning meer resultaat te behalen. Dit principe, ook wel bekend als het Pareto-principe, stelt dat 80% van de uitkomsten voortkomt uit 20% van de oorzaken. Feitelijk betekent dit dus dat een klein deel van je acties de grootste impact heeft. Grote kans dat je daar wel oren naar hebt. Maar hoe werkt het Pareto-principe precies? En misschien nog wel belangrijker: hoe pas je dit toe in je dagelijks werk? Wij zochten het voor je uit en geven je praktische tips om slimmer te werken!
Geschiedenis 80/20-regel
We snappen dat je staat te popelen om te leren hoe je met minder inspanning meer resultaat behaalt, maar we nemen je toch graag eerst nog even mee naar de geschiedenis. De oorsprong van het Pareto-principe is namelijk best een interessant verhaal. In 1897 was er een slimme Italiaanse econoom, Vilfredo Pareto, die tot de conclusie kwam dat 80% van Italië in handen was van slechts 20% van bevolking. Niet echt een eerlijke verdeling dus. Al snel bleek dat zijn ontdekking niet alleen van toepassing was op Italië. De 80/20-regel komt in veel meer situaties voor. Denk aan bedrijven waar 80% van de omzet afkomstig is van 20% van de klanten, of aan je takenlijst waar 20% van de taken zorgt voor 80% van je succes. Kennis die best handig kan zijn als er weer een functioneringsgesprek op de planning staat.
80/20-regel onderdeel van Lean Six Sigma
Als je een beetje thuis bent in de wereld van Lean Six Sigma snap je direct dat de 80/20-regel van grote waarde kan zijn bij verbeterprocessen. Bij lean werken draait het immers om het efficiënter inrichten van bedrijfsprocessen, het verkorten van doorlooptijd, het reduceren van kosten en het verhogen van de klanttevredenheid. Allemaal zaken waarbij het heel handig is om te weten welke 20% van de oorzaken, 80% tot gevolg heeft.
Identificeren 80/20-regel
Bij de 80/20-regel draait het dus om het ontdekken welke inspanningen het grootste effect hebben. Hoewel dat niet ingewikkeld klinkt, is het in de praktijk toch best lastig. Gelukkig kun je in dit geval goed gebruikmaken van de zogeheten Pareto Chart. Deze grafiek helpt je te visualiseren welke factoren de grootste impact hebben op een probleem of resultaat.
Stel; je hebt een flinke WIP (Work in Progress) en wil daarom het maximaal aantal taken per medewerker reduceren. Dan wil je natuurlijk wel dat die taken gedaan worden die het meeste effect hebben op de omzet. Met een Pareto Chart krijg je dat inzicht. Maar dit type grafiek is bijvoorbeeld ook ideaal om je horecaketen te optimaliseren. Zo kun je de Pareto Chart goed inzetten om in kaart te brengen welke klachten tot geen of minder fooi leiden. Zo heb je snel inzichtelijk op welke punten je je organisatie moet gaan verbeteren. Al willen we hier wel een kleine kanttekening maken: dit is natuurlijk de theorie. In de praktijk is het niet altijd haalbaar om alleen dingen te verbeteren vanuit 80/20-perspectief. Simpelweg omdat de investering op dit moment bijvoorbeeld veel te hoog is, of omdat je er geen invloed op hebt.
Aan de slag met de Pareto Chart
Ben je inmiddels wel nieuwsgierig hoe je een Pareto Chart maakt, zodat je de 80/20-regel zelf kunt toepassen? Dan zijn er een aantal opties. Zo kun je de Pareto Chart in Minitab maken. Ben je in deze tool nog niet helemaal thuis? In twee dagen leer je alle geheimen van het programma met onze Minitab gevorderd training. Een andere optie is door een Pareto Chart in Excel te maken. Door het maken van een staaf- en lijndiagram krijg je inzicht in de meest effectieve taken. Ook kun je tegenwoordig gebruikmaken van handige AI-tools, zoals ChatGPT. Als je deze tool een lijst stuurt met problemen, oorzaken of categorieën en de bijbehorende frequentie of impact, zorgt ChatGPT voor een kant-en-klare Pareto Chart. Enige voorzichtigheid met bedrijfsgegevens is wel geboden. ChatGPT en privacy zijn niet in alle gevallen een goede combinatie.
Slimmer werken met minder moeite
Oké, de 80/20-regel is dus een prima uitgangspunt om effectiever te werken. Wil je dit principe beter begrijpen en toepassen? Dan is een Lean Six Sigma Green Belt training een goede basis om mee te beginnen. In deze training krijg je namelijk slimme handvatten aangereikt die helpen om je werkprocessen te optimaliseren. En dat kan heel fijn zijn: want zeg nou zelf, het is toch heerlijk om relaxter te kunnen werken, terwijl het eindresultaat hetzelfde of zelfs beter is?
Heb je nog vragen? Laat je gegevens achter en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.
Contact opnemen
Heb je een vraag? Vul het onderstaand contactformulier in en wij nemen zo snel mogelijk contact met jou op.
"*" geeft vereiste velden aan