Wat is de kern van een A3 rapport?
Een A3 rapport wordt gebruikt om de belangrijkste projectinformatie, met betrekking tot de voortgang, te identificeren en op een overzichtelijke manier weer te geven. Daarnaast helpen de stappen om op een gestructureerde manier een probleem op te lossen. Zoals de naam al aangeeft is het de bedoeling dat het rapport op één A3 pagina past. Deze Lean tool is een goede manier voor het oplossen van kortdurende Kaizen verbeteractiviteiten. De 8 onderdelen van een A3 zijn:
- Achtergrond van het probleem
- Huidige situatie
- Doelstelling van de gewenste situatie
- Analyse van de grondoorzaken
- Verbetermaatregelen
- Implementatieplan
- Evalueren van de resultaten
- Standaardiseren en vieren
De structuur van een A3 rapport
De structuur van het A3 rapport bestaat vaak uit dezelfde vaste onderdelen maar kan ook een aantal aanvullende punten bevatten. Welke onderdelen hierbij nuttig zijn hangt af van de situatie. Een A3 is een document dat je steeds aanvult met nieuwe informatie. In de structuur van een A3 zijn goed de Plan, Do, Check, Act, cyclus en de DMAIC cyclus: Define, Measure, Analyze, Improve en Control terug te vinden.
Achtergrond van het probleem: Een goede beschrijving is een belangrijk onderdeel binnen een project. Bij de achtergrond wordt een korte beschrijving van het probleem en de aanleiding gegeven met de nadruk op het belang van de organisatie en de maatregelen die genomen worden. Hier wordt ook de scope van de opdracht bepaald. Een goede tool om de scope te bepalen is met behulp van een SIPOC.
Huidige situatie: In de huidige situatie beschrijving wil je een momentopname maken hoe het proces er nu voor staat. De huidige situatie betreft een beschrijving of visuele weergave van het probleem dat aangepakt moet worden. Tools die hierbij goed helpen zijn gemba-walks, VSM, (nul)metingen.
Doelstelling gewenste situatie: De doelstelling voor de gewenste situatie is een weergave van hoe de situatie eruit moet gaan zien zonder dat het probleem heeft plaatsgevonden. Belangrijk is om je gewenste doelstelling zo specifiek mogelijk te omschrijven. Hoe beter je dit beschrijft hoe groter de kans is dat je dit ook daadwerkelijk gaat bereiken. Doel is om een specifiek omschreven resultaat van de output van een proces te formuleren. De bedoeling hierbij is om dit SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden) te omschrijven.
Analyse: Om de oorzaak van het probleem vast te stellen moet er een analyse gedaan worden. De bevindingen uit deze analyse worden hier ingevuld. Goede tools die kunnen helpen bij het vinden van de daadwerkelijke grondoorzaken van het probleem zijn de visgraatdiagram (Ishikawa) en de 5 times why.
Verbetermaatregelen: Hier worden de oplossing(en) en maatregelen beschreven die aangedragen worden om de oorzaken uit de analyse weg te nemen. Tools die hierbij kunnen helpen zijn brainstormen, denkhoeden van Bono, mindmapping. Om vervolgens de beste oplossing te selecteren kun je gebruik maken van bijvoorbeeld stemmen of de pugh matrix.
Implementatieplan: Nadat de maatregelen duidelijk zijn is een plan van aanpak nodig. Hier worden de taken, data, duur, verantwoordelijkheden en status van het proces beschreven. In deze fase wordt ook vaak eerste een pilot gedraaid voordat de verbetering breed wordt geïmplementeerd.
Evalueren van resultaten: Als we de oplossing hebben doorgevoerd willen we zeker weten dat de grondoorzaak is opgelost, en dat de doelstelling hebben gehaald. Door deze check uit te voeren weten we ook zeker dat het gewenste resultaat wordt behaald of dat we nog iets bij moeten schaven.
Standaardiseer het proces en vieren: Als blijkt dat de genomen maatregel een succes is, kunnen je de oplossing als standaard opnemen in de huidige werkwijze zodat iedereen op een uniforme manier gaat werken. Daarnaast bepaal je hier hoe de borging van het proces is, zodat deze standhoud. Hierbij valt te denken aan regelmatig meten en evalueren, handleidingen etc. Het vieren van een succesvol afgrond verbeterproject mag natuurlijk niet ontbreken.
Download - A3 template
Zelf een A3 rapport opstellen
Wil je ook leren om zelf een A3 rapport op te stellen en te gebruiken? Dit is één van de vele Lean tools die aan bod komen tijdens onze 5-daagse Lean Green Belt training.
Wil jij hulp bij het inzetten van een A3 rapport of heb je advies nodig? Neem contact op via 030 227 0000 of info@bureautromp.nl. We kijken graag met je mee.