De 5 why methode in de praktijk
De ‘5x Why’ methode is een simpele en effectieve aanpak om tot de grondoorzaak van een knelpunt, verspilling of probleem te komen. In de Lean Six Sigma methodiek wordt deze tool vaak in de analyse van een verbeterproject gebruikt.
Wat is het?
‘5x Why’ is een tool die meestal wordt gebruikt tijdens de analyse fase van de six sigma DMAIC-structuur. In combinatie met een visgraat diagram (Ishikawa) is deze tool zeer geschikt om tot de grondoorzaak van een probleem te komen. In de context van een project wordt deze tool gebruikt tijdens een brainstorm sessie over de mogelijke redenen voor een probleem. Kort samengevat: Waarom is iets nou echt een probleem?
Waarom zou ik het gebruiken?
De 5 why methode kun je gebruiken tijdens een probleem analyse om een grond oorzaak te vinden voor het probleem waaraan je werkt. Over het algemeen wordt aangenomen dat het vinden en implementeren van oplossingen voor de grondoorzaak van een probleem veel effectiever is dan het implementeren van een oplossing voor een symptoom van de grondoorzaak.
Een bekend voorbeeld van een resultaat van de 5 why methode is de case van het Jefferson Memorial in Washington DC. Door de 5 why vragen te stellen werd een elegante oplossing gevonden om de verslechtering van het gebouw te verminderen.
Hoe werkt het?
De aanpak is rechttoe rechtaan:
- Bepaal wat je probleem is en schrijf dat op.
- Vraag je af wat de directe oorzaak is van het probleem noteer die onder je probleem
- Vraag je voor deze nieuwe oorzaak je opnieuw af wat de directe oorzaak is en noteer deze ook
- Blijf die laatste stap herhalen totdat je bij de grond oorzaak komt.
Lessen uit de praktijk
Ook al ziet de methode er eenvoudig uit, in de praktijk blijkt de methode soms wat lastig en ziet het resultaat er anders uit dan in de boekjes staat. Bedenk dan dat mensen die je 5 why hebben toegepast alleen het eindresultaat van de 5 why zullen laten zie. De pogingen waarbij de 5 why niets bruikbaars opleverde worden meestal bij het einde van de workshop al weggegooid. Je moet niet zelden de techniek een aantal keer herhalen om resultaat te hebben.
Dit zijn situaties die je tegen kunt komen:
- Tijdens het bepalen van de directe oorzaken blijken er meerdere oorzaken te zijn, waardoor de 5 why zich splitst in meerdere takken. Hierdoor ontstaat een probleem boom in plaats van de overzichtelijke 5 why structuur zoals hierboven. Je kunt dan het beste de 5 why voor iedere vertakking appart uitvoeren. Als je met post-its werkt kun je de hele 5 why structuur op een flip over bewaren terwijl je voor iedere vertakking tijdelijk op een tweede flip-over verder werkt. Hiermee help je jezelf en je mede deelnemers om je aandacht te richten op de actieve boom. Zodra de actieve boom uitgewerkt is voeg je de resultaten weer toe aan de 5 why structuur.
- Het is niet altijd duidelijk tot wanneer je door moet gaan met het stellen van de waarom vraag. Een van de redenen om te stoppen is als de deelnemers gaan reageren met “daarom”. Je kunt ook stoppen als de oorzaak niet meer beïnvloedbaar is. Je bent immers opzoek naar oplossingen voor een oorzaak en met oorzaken buiten je invloedssfeer kun je niets mee.
- Tijdens de 5 why moet je regelmatig de stappen terug omhoog volgen om te controleren of de oorzaken elkaar logisch opvolgen in twee richtingen (de dus-richting). Loopt de 5 why niet logisch in twee richtingen, ga dan terug naar de plek waar de 5 why nog wel logisch is en ga vanuit daar verder.
Tot slot
Het vinden van grondoorzaken met de 5 why methode kost vaak wat tijd. Het is wel de moeite waard om deze energie in deze analyse te stoppen: het aanpakken van een grondoorzaak lever vaak meer op dan het bestrijden van een symptoom. Deze manier van werken past ook goed binnen principe 13 van Lean management: “Neem besluiten langzaam op basis van consensus, overweeg grondig alle opties en implementeer besluiten snel.”