Dat corporaties het zwaar hebben is geen geheim. Onder andere de verhuurdersheffing en dalende inkomsten uit verhuur dwingen corporaties ertoe hun bedrijfsvoering te veranderen. Er zijn dan diverse mogelijkheden: van simpelweg het ontslaan van medewerkers, tot een gedegen onderzoek naar overbodige stappen in je processen samen met je medewerkers.
Mercatus heeft voor deze laatste optie gekozen en is in 2013 begonnen met het zorgvuldig onder de loep nemen van al haar processen met de Lean Six Sigma methode. Medewerkers nemen hierbij het voortouw. Zij zijn het immers die de processen het beste kennen!
Op de lange termijn moeten de bedrijfsprocessen efficiënter en effectiever ingedeeld zijn, om de foutkansen de reduceren en de kosten te verlagen. Door een continue verbetering van de processen zullen de processen steeds effectiever en efficiënter worden, met als doel om in 2015 tot de 25% best presterende corporaties van Nederland te behoren en besparingen tot €75.000 te realiseren op één enkel proces.
Onze dienstverlening
Om de medewerkers processen te laten verbeteren met Lean Six Sigma zijn alle projectgroepleden opgeleid tot Yellow Belt. De projectleiders zijn opgeleid tot Green Belt en daarnaast gecoacht via het principe van voordoen, samen doen en zelf doen. Op deze manier is Mercatus zelf in staat om Lean Six Sigma volledig zelfstandig toe te passen.
Samen met onze Black Belt trainers hebben de medewerkers de processen doorlopen om erachter te komen hoe de werkzaamheden met minder inzet en dus kosten kan uitvoeren. Hierbij hebben zij de processen in kaart gebracht en verzamelden de trainers de procesgegevens. Op basis hiervan zijn quick-wins en andere verbeteringen bedacht.
Resultaten
Door het gebruik van de Lean Six Sigma methode wil Mercatus een aantal belangrijke doelen realiseren.
Tijdens het doorlopen van het incassoproces zijn de volgende verbeteringen doorgevoerd:
- Aanmaningsproces aanpassen aan huidige wetgeving;
- Eerder persoonlijk contact met huurder zoeken bij een betalingsachterstand om zo achterstanden te beperken en tijdig ondersteuning te kunnen bieden;
- Heldere afspraken over mogelijkheden betalingsregelingen voor zowel huurders, medewerkers als het incassobureau.
Deze verbeteringen zullen in 2015 leiden tot het volgende resultaat:
- Daling van het aantal klanten met een betalingsachterstand;
- 25% minder kosten voor het gehele incassoproces;
- Verwachte besparing van €75.000.
Ook het debiteuren-/crediteurenproces is aangepakt. Hierbij zijn onderstaande verbeteringen doorgevoerd:
- Minder tijd voor het matchen van de factuur met de inkooporder;
- Vermindering van het aantal controles in het proces;
- Leveranciers ‘opvoeden’ door o.a. gebruik te maken van een betalingskenmerk.
Deze verbeteringen hebben onderstaande verbeteringen al gerealiseerd:
- 95% van de facturen wordt nu binnen 30 dagen betaald;
- Verminderde tijdsbesteding door afname van het aantal handmatige handelingen;
- Minder verspillingen en meer ‘first time right’.
Eind 2013 is al gebleken dat de invoering van de Lean Six Sigma methode zijn vruchten heeft afgeworpen. Zo bedroegen de bedrijfslasten in 2012 nog €1.348 per eenheid en zijn deze in 2013 verlaagd naar €1.226. In de begroting van 2014 is dit door alle genomen maatregelen gedaald naar €1.156.
Over Bureau Tromp
“Onderzoeken van je ‘eigen’ processen is niet alleen noodzakelijk. Het is vooral uitdagend! Het geeft medewerkers de mogelijkheid hun kwaliteiten in te zetten in hun eigen werk en geeft inzicht in ‘waarom’ je de dingen doet die je doet. Je werk krijgt daarmee ook meer betekenis, omdat je een bijdrage levert aan waar wij als organisatie voor zijn en waar we voor staan. Het biedt ons mogelijkheden om te leren en onszelf te ontwikkelen waarbij de resultaten ingezet worden voor onze klanten. Dat het dus leuk, leerzaam en uitdagend is hebben wij ervaren mede dankzij de samenwerking met Bureau Tromp. De aanpak en werkwijze is praktisch, motiverend en leerzaam. We zijn inmiddels met ons derde proces bezig en onze medewerkers zijn enthousiast en betrokken om ‘hun’ proces te verbeteren.” (Ineke Leijten, Manager Strategie & Ontwikkeling Mercatus)