Slimmer werken,
blije klanten

Lean bij Sociale Werkplaatsen

Lean kun je overal toepassen, of het nu een fabriek is waar producten gemaakt worden, een organisatie waar diensten worden geleverd of gewoon in het dagelijks leven. Afgelopen maanden heeft Bureau Tromp Presikhaaf Bedrijven uit Arnhem geholpen met het zetten van de eerste stap in de denkwijze van Lean. Presikhaaf Bedrijven is een Sociale Werkvoorziening organisatie die optreedt als dienstverlener voor werkgevers en voor ruim 2.700 medewerkers.

Participatiewet

Binnen een Sociale Werkvoorziening zijn veel mensen werkzaam die binnen de Participatiewet vallen. Dit zijn mensen die wel kunnen werken, maar daarbij ondersteuning nodig hebben. Dit kan het gevolg zijn van een arbeidsbeperking t.g.v. een psychische en/of lichamelijke handicap, maar dat hoeft niet. Het kan ook komen door een (grote) afstand tot de arbeidsmarkt omdat iemand lang niet heeft kunnen deelnemen aan het arbeidsproces. Sociale Werkvoorziening bedrijven plaatsen mensen bij werkgevers, dit kan naast intern ook extern in de vorm van groep- of individuele detachering bij werkgevers. Bijvoorbeeld in de facilitaire dienstverlening, logistiek, industrie, tuinbouw, zorg, detailhandel en in het groen. Echter de laatste jaren staan SW organisaties steeds meer onder druk. Door verminderde subsidies van de overheid is het noodzakelijk dat ergens kosten bespaard worden. Voor Presikhaaf Bedrijven een van de redenen om aan de slag te gaan met Lean.

 

Wie is de klant?

In de eerste stap die gezet is hebben er ruim 100 mensen binnen de sector Industrie een Yellow Belt opleiding gehad. Dit is een eendaagse Lean Six Sigma training waar de basis wordt uitgelegd aan de hand van theorie, filmpjes en een simulatiespel. Deze groep bestond voornamelijk uit werkvoorbereiders, werkcoaches, groepsleiders, hr adviseurs en trajectcoaches. Zij dachten na over vragen als ‘Wie is nou onze KLANT’ en ‘Welke verspillingen kom ik tegen in mijn werk’? Vooral de eerste vraag leverde veel discussie op. Is de klant bijvoorbeeld de Gemeente, of de klanten waarvoor wij werk verrichten óf zijn het onze eigen medewerkers en moeten we zo efficiënt mogelijk werken en geld verdienen? Of willen we zo veel mogelijk mensen aan het werk houden, waarbij efficiënt werken juist vaak helemaal geen doel is? Lastige vragen waaruit veel betrokkenheid bleek. Daarnaast was iedereen het er wel over eens dat er genoeg verspillingen te vinden waren in ieders directe werkomgeving.

Wat hebben we bereikt?

Na de training zat iedereen vol met ideeën over hoe Lean kan worden toegepast in de eigen werkomgeving en veel mensen gingen dan ook direct aan de slag. Zo werden productielijnen opnieuw ingericht of aangepast door afstanden te verkleinen of rekening te houden met iemands plaats in de keten. Hierdoor hoefden mensen minder met zware producten te sjouwen, en werden mensen met een (lichamelijke) handicap zo ingezet dat er rekening gehouden werd met zijn of haar capaciteiten. Op kleinere schaal gingen mensen aan de slag met het opruimen van hun kantoor, mailbox of gedeelde harde schijf. Daarnaast wordt er op dit moment een eerste aanzet gemaakt voor een pilot voor een verbeterproject waarbij zowel accountmanagement, werkvoorbereiding, magazijnmedewerkers, werkvoorbereiders, hr-adviseurs, groepsleiders, facturatie evenals de mensen uit het proces zelf betrokken zijn. Door de betrokkenheid van al deze functionarissen is de gehele keten vertegenwoordigd.

 

Lean bij sociale werkplaatsen; First Time Right

In sommige gevallen was de training ook een bevestiging dat mensen al heel goed bezig waren, en waren er processen waarbij Lean al werd toegepast. Zo is er recentelijk een opdracht binnen gekomen voor de productie van bandenplak setjes. Binnen korte tijd moesten er hiervan 50.000 stuks geproduceerd worden. In eerste instantie liep de productie nog niet erg goed, en werden er achteraf veel fouten geconstateerd. Na een korte analyse van het huidige proces werd de productielijn volgens een aantal Lean principes heringericht. Er werd een productiestraatje neergezet, waarbij iedereen 1 onderdeel aan het doosje toevoegde, en controleerde of degene voor hem zijn onderdeel had toegevoegd. Op deze manier werden fouten direct gesignaleerd en konden ze ook direct hersteld worden. Dit bleek goed te werken. Er werden nauwelijks meer fouten geconstateerd, en de productie aantallen werden steeds groter. En dat zonder dat er iemand harder hoefde te werken. Dit zelfde gebeurde bij het inpakken van look-o-look snoepzakjes. Vanuit kwaliteitsoogpunt wordt nu een proces gecontroleerd i.pv. veel individuele medewerkers.

 

En nu?

Hiermee is voor Presikhaaf de eerste stap op Lean gebied gezet. Na de trainingen is het nu zaak om vooral aan de slag te gaan. Aan het enthousiasme van de medewerkers zal het in ieder geval niet liggen!

Als we kijken naar wat we hebben geleerd van Presikhaaf hebben we een aantal tips voor andere (SW) organisaties die ook met lean aan de slag willen:

  • Zorg voor een training die genoeg handvatten biedt om in de eigen werkomgeving aan de slag te gaan
  • Stimuleer enthousiasme van medewerkers, en geef ze de ruimte om daadwerkelijk dingen op te pakken
  • Zorg voor een passend vervolg op de training, zodat medewerkers gemotiveerd blijven en er ook daadwerkelijk iets in gang wordt gezet
  • Begin klein, realiseer “Quick Wins” én deel die met elkaar
  • Leer van elkaar, fouten maken mag
  • Mens en Klant centraal wat in overeenstemming is met de doelstellingen van de SW

Door middel van deze eerste stap op het gebied van Lean ziet Presikhaaf hun werknemers enorm enthousiast worden om verder te gaan met het verbeterproces. Het enthousiasmeren van je werknemers in een essentieel onderdeel van Lean (die té vaak vergeten wordt). Wanneer zij namelijk niet positief zijn over de veranderingen/methode/proces zal de Lean implementatie niet slagen. Zij zijn immers de gene die de verbeteringen moeten uitvoeren en/of er mee moeten werken. Wil je meer lezen over het belang van de menselijke kant van Lean? Lees dan ook de immens populaire blog van Rik. Of wil je meer weten over Lean in sociale werkplaatsen? Mail naar intveld@bureautromp.nl en ik help je graag verder!

florike-in-t-veld

Leuk om te lezen? Like, Deel, of Connect!

Volg ons op Linkedin (we delen onze blogs met je)

Of deel het in je netwerk: