Slimmer werken,
blije klanten

Lean Analytics; Data! Data! Data! (2/2)

In ons vorige blog over Lean Analytics stonden we stil bij de voordelen van zelfsturend werken en de rol van informatie daarin. In deze blog gaan we dieper in op de technische kant van het verzamelen en vertalen van informatie naar medewerkers.

We zien dat organisaties worstelen met het beschikbaar stellen van relevante informatie aan de juiste medewerkers. Business intelligence software sluit hierop aan met zogenaamde ‘Self Service BI’. Met Self Service BI streven we naar ‘datademocratie’. Dat is het transparant en helder weergeven van cijfers, waarvan de betekenis of inhoud niet ter discussie staat en toegankelijk is voor de juiste gebruiker. Het komt neer op het zelfstandig kunnen analyseren van complexe data, vanuit een vertrouwde en betrouwbare bak aan informatie. Maar wat houdt dit in en hoe werkt dat dan?

“Data! Data! Data!” he cried impatiently. “I can’t make bricks without clay!” – Sherlock Holmes

Zonder data geen informatie

BI oplossingen hanteren een gelaagdheid: een back-end laag, waarin de data wordt verzameld, berekeningen en transformaties worden toegepast of worden samengevoegd met andere data. Voorbeeld: een kengetal dat de prestaties van een HRM afdeling aangeeft bestaat uit financiële data, verzuim data en data over de tevredenheid van werknemers. Data die uit verschillende informatiebronnen moeten worden gehaald dus. 

Naast het samenvoegen van interne bronsystemen is externe informatie ook erg waardevol: Cijfers zeggen pas echt iets zodra deze cijfers vergeleken kunnen worden. Jaarvergelijkingen zijn natuurlijk aardig, maar wat als uw cijfers kunnen worden vergeleken met soortgelijke organisaties in uw branche, waar dan ook in de wereld. BI oplossingen maken het steeds eenvoudiger om externe databronnen te ontsluiten met behulp van bijvoorbeeld ingebouwde web connectoren met open data van het CBS bijvoorbeeld.

De verzamelde data wordt door de IT afdeling op een eenduidige wijze beschikbaar gesteld en kan worden afgeschermd voor aanpassingen. Hierdoor ontstaat een betrouwbare data laag, waarin informatiebouwstenen beschikbaar worden gesteld voor de opbouw van dashboards, rapportages en selfservice BI.

“Numbers have an important story to tell. They rely on you to give them a voice.” – Stephen Few

We kunnen ons allemaal iets voorstellen hoe het is om met een dashboard of rapport te werken. Maar wat biedt Self Service BI?

  • Rapportages zijn statisch en sterk in het bedienen van grote groepen interne en externe gebruikers.
  • Dashboards geven een goed high-over beeld van een organisatie en dus ideaal voor het management.
  • Selfservice BI biedt veel meer flexibiliteit om informatie goed te kunnen analyseren en zal voornamelijk adviseurs en analisten aanspreken.

Vragen kunnen sneller beantwoord worden, omdat de gebruiker zelf bepaald welke informatiebouwstenen worden gebruikt zonder tussenkomst van een IT afdeling. De inzichten kunnen naadloos worden gedeeld met ingebouwde presentatiemogelijkheden.

Lean Analytics Data

Stap voor stap slimmer werken

Helaas zijn we er nog niet met het beschikbaar stellen van informatie. De praktijk laat zien dat medewerkers nauwelijks begeleid worden in de transitie naar zelfsturing. Verantwoordelijkheid wordt laag in de organisatie geplaatst, maar dat betekent ook dat de medewerker (nog meer dan voorheen) belast is met de uitdaging om het eigen werk continu te verbeteren. Gelukkig helpt de BI oplossing hierin een handje, want het geeft ons veel informatie die we nodig hebben het werk bij te sturen middels kleine veranderingen. Waar de klassieke school uitgaat van het optimaliseren van processen en daarnaast werkt aan een cultuurverandering, starten we nu bij het faciliteren van een cultuurverandering om het eigen werk te optimaliseren. De veranderkracht blijft dicht bij de medewerker of het team, waardoor het gemakkelijker is om het elke dag een stapje beter te worden. Kleine (dagelijkse) verbeteringen hebben een groter effect op de resultaten, maar ook op het werkplezier.

Ondanks alle uitdagingen geloven we sterk in de meerwaarde van zelfsturende teams en medewerkers. Door de verantwoordelijkheid te plaatsen waar deze hoort, ontstaat autonomie en een meer wendbare organisatie. Iets wat in de huidige tijd geen overbodige luxe is!

Wilt u meer weten over dit onderwerp? Geef een gil!

Erwin KloppenburgVCD IT groep 

E.Kloppenburg@vcd.nl

Erwin Kloppenburg houdt zich als productmanager BI dagelijks bezig met vertalen van klantbehoeften naar BI oplossingen. VCD Business Intelligence opereert in verschillende markten, zoals zakelijke dienstverlening, zorg, industrie & non-profit.

Armand Rohrbӧck, Bureau Tromp

rohrbock@bureautromp.nl

Armand Rohrböck houdt zich als adviseur dagelijks bezig met het slimmer laten werken van organisaties. Slimmer werken betekent blije klanten. Bureau Tromp is een advieskantoor gespecialiseerd in klantgericht werken middels de Lean Six Sigma methodologie, met klanten in branches variërend van de overheid tot de bouw.