Slimmer werken,
blije klanten

Lean Analytics; Belangrijke voorwaarde voor slimmer werken! (1/2)

In een training Lean Six Sigma worden we enthousiast over de raakvlakken van onze werkgebieden. Waar Armand zich richt op de optimalisatie van processen door het toepassen van de Lean Six Sigma methode, richt Erwin zich op de ontwikkeling van informatieproducten met BI tooling. Als gemeenschappelijk doel willen we organisaties slimmer maken! Maar hoe zorgen we ervoor dat een organisatie weet welke informatie ze nodig heeft om slimmer te werken? En hoe zorgen we ervoor dat een organisatie de beschikking krijgt over de juiste informatie? Na het lezen van dit blog weet u waarom het ontsluiten van de juiste informatie een belangrijke voorwaarde is voor slimmer werken.

Slimmer werken!

Beschikbaarheid van informatie neemt een steeds dominantere rol in ons leven in. Omdat we informatie gemakkelijker kunnen delen, zijn we steeds minder gebonden aan een fysieke werkplek of vaste werktijden. De drempel om medewerkers meer autonomie te geven, is daarmee laag. Het boek ‘Semler stijl, (2010)’ is daar een mooi voorbeeld van. In dit boek beschrijft Ricardo Semler de manier waarop hij zijn organisatie aanstuurt; namelijk nauwelijks. Door zijn medewerkers het werk zelf (samen) te laten organiseren, ontstond onderling vertrouwen en een groter verantwoordelijkheidsgevoel. Deze zelfsturende medewerkers waren in staat het werk zelfstandig in te richten en bij te sturen. Dat klinkt als de ideale wereld, maar helaas is de praktijk weerbarstiger. Veel organisaties kampen met de omslag naar zelfsturend werken, omdat het niet iets is dat u op de vrijdagmiddag tussen 14:00 en 15:00 uur realiseert. Het gaat over de betrokkenheid van medewerkers, het geven van voldoende richting, het hebben van een juiste mindset en tot slot het beschikbaar stellen van de juiste informatie.

“Met debiteuren crediteuren werkwijze en ouderwetste kantoren is helemaal niets mis! Vooral niet bij de concurrent.”

De voordelen

Ondanks de bekende risico’s (NRC 2015, Waarom zelfsturende teams toch niet altijd werken) zet de trend naar meer autonomie op de werkvloer zich voort. Dat is niet vreemd, want naast de risico’s zijn er veel voordelen te behalen bij het werken met zelfsturende teams. Kort opgesomd:

Voordelen voor management:

  • minder tijd benodigd voor aansturing;
  • betere benutting van kennis van medewerkers;

Voordelen voor medewerkers:

  • vertrouwen van leidinggevende;
  • vrijheid in inrichten van werk;
  • betere aansluiting bij de eigen ambities en vaardigheden.

Voordelen voor de klant:

  • betrokken medewerkers
  • snellere besluitvorming (dus kortere doorlooptijd)
  • mogelijke prijsverlaging door minder managementinspanningen

 

Informatie en Lean

Informatie als randvoorwaarde

Het vraagt veel van medewerkers om om te gaan met vergaande vrijheid in het organiseren van het eigen werk. De organisatie zal haar medewerkers daarom op een goede manier moeten faciliteren om zelfsturing te bewerkstelligen. Een randvoorwaarde is het laagdrempelig aanbieden van de juiste (werk gerelateerde) informatie voor medewerkers. Sturing is alleen mogelijk wanneer er (real-time) inzicht is in de eigen prestaties. Om dit inzicht te creëren, meten we de juiste informatie en stellen we op basis daarvan een norm met elkaar vast. De ervaring leert echter hoe ingewikkeld het is om de juiste informatie uit de (vaak) complexe systeemlandschappen te ontsluiten.

Laagdrempelige toegang tot informatie biedt veel kansen, maar zeker ook risico’s. Zo werkt het hebben van teveel informatie contraproductief. Daarnaast is de beschikbare informatie veelal op een niveau, zodat teams er niets aan hebben. Informatie zal verder uitgesplitst moeten worden naar relevante cijfers voor het daadwerkelijke werk. Deze informatie dient beschikbaar te zijn zodra de wens of de noodzaak ontstaat. Alleen op deze wijze faciliteren we de medewerker op een adequate wijze, waardoor het beslisproces vele malen sneller verloopt. Een voorbeeld uit onze praktijk is een bouwbedrijf dat de flexibiliteit en inzet van monteurs wil vergroten. Door de binnendienst te voorzien van real-time informatie (afkomstig van monteurs via Ipads), kan men efficiënter omgaan met de planning en daarmee de productiviteit per monteur verhogen.

We zien dat organisaties worstelen met het beschikbaar stellen van relevante informatie aan de juiste medewerkers. Business intelligence software sluit hierop aan met zogenaamde ‘Self Service BI’. Wat Self Service BI inhoudt en hoe we het toepassen, beschrijven we volgende week in een tweede blog over Lean Analytics.

Wil je meer weten over dit onderwerp? Aarzel niet om contact met ons op te nemen!

Erwin Kloppenburg, VCD IT groep

E.Kloppenburg@vcd.nl

Erwin Kloppenburg houdt zich als productmanager BI dagelijks bezig met vertalen van klantbehoeften naar BI oplossingen. VCD Business Intelligence opereert in verschillende markten, zoals zakelijke dienstverlening, zorg, industrie & non-profit.

Armand Rohrbӧck, Bureau Tromp

rohrbock@bureautromp.nl

Armand Rohrböck houdt zich als adviseur dagelijks bezig met het slimmer laten werken van organisaties. Slimmer werken betekent blije klanten. Bureau Tromp is een advieskantoor gespecialiseerd in klantgericht werken middels de Lean Six Sigma methodologie, met klanten in branches variërend van de overheid tot de bouw.

Leuk om te lezen? Like, Deel, of Connect!

Volg ons op Linkedin (we delen onze blogs met je)

Of deel het in je netwerk:
[addtoany