Ieder bedrijf is uniek. Onder de vele organisaties die begonnen zijn aan het Lean Six Sigma avontuur, hebben sommige aantoonbare successen bereikt in procesverbetering terwijl het bij anderen (nog) niet gelukt is. Waarom wel of waarom niet? Hier delen we 8 lessen uit successen en mislukkingen bij het implementeren van Lean Six Sigma.
1. Six Sigma moet geïntegreerd worden met Lean
Six Sigma technieken zijn krachtig in het verminderen van procesvariatie maar zijn niet in staat om processnelheid aanzienlijk te verbeteren. Lean tools en technieken zijn specifiek ontworpen om verspilde tijd in processen te reduceren. Tegenwoordig implementeert een toenemend aantal organisaties Lean gecombineerd met Six Sigma om perfectie in processen te bereiken.
2. Lean Six Sigma-inspanningen moeten organisatiedoelstellingen ondersteunen
Succesvolle implementaties zijn gebaseerd op een ‘brandend platform’: noodzakelijke verandering. Hierbij moet je denken aan bijvoorbeeld: concurrentievoordeel (her)winnen in de markt, nieuwe diensten introduceren, nieuwe klanten aantrekken, het behouden van bestaande klanten of gewoon het verbeteren van de winstgevendheid. Het identificeren van een brandend platform betekent dat het voor alle managers duidelijk moet zijn waarom de organisatie Lean Six Sigma gaat implementeren. Het betekent ook dat beslissingen over het gebruik van Lean Six Sigma worden genomen aan de hand van de vraag: “Zal dit afbreuk doen aan onze doelstellingen of ze juist ondersteunen?”
3. Alle managers moeten worden betrokken bij het proces
Managers zullen nooit volledig achter Lean Six Sigma staan als ze het zien als iets dat hun middelen wegneemt in plaats van als een methode die waarde toevoegt en hen helpt hun doelen te bereiken. Om dergelijke valkuilen te vermijden, moet een organisatie alle managers betrekken bij het opstarten van een Lean Six Sigma project. Door ze een stem te geven in de selectie van projecten, prioriteiten en voortdurende monitoring, kan een organisatie verzekerd zijn van hun inzet.
4. Ontwikkel een selectie van projecten op basis van waardepotentieel
Als je je medewerkers gaat vragen naar suggesties voor verbetering, zal je eindigen met meer ideeën dan je uiteindelijk kunt doorvoeren. De slechtste manier om te kijken naar welk idee het beste is, is door prioriteit te geven aan ideeën die aangedragen zijn door senior managers of aan ideeën die worden ondersteund door een meerderheid van de managers. De meest effectieve Lean Six Sigma organisaties hebben een strenge selectie van projecten gebaseerd op hoeveel aandeelhouderswaarde een project kan genereren.
5. Zoek de kritische massa van projecten en middelen
Sommige bedrijven beginnen hun Lean Six Sigma-implementatie door het trainen van een handjevol mensen en het lanceren van een paar “demonstratieve” projecten. Andere organisaties eisen onmiddellijke inzet van de hele organisatie en lanceren tientallen projecten binnen de eerste zes maanden. Beide aanpakken zijn mogelijk, maar voor elk bedrijf is er een kritisch niveau van Lean Six Sigma- inspanning. Onder dat niveau verdwijnen projecten en de focus hierop. Boven dat niveau zorgen enthousiasme en inzet voor een blijvend voordeel.
6. Actief managen van aankomende projecten
Gezien het feit dat de meeste organisaties binnen zes maanden of een jaar zoveel mogelijk meetbare, significante resultaten willen, is het een trend om er zoveel mogelijk Lean Six Sigma projecten doorheen te duwen. Maar één van de belangrijkste lessen uit Lean principes is dat teveel duwen een proces vertraagt en de doorlooptijden verhoogt. Zoals ervaren Lean-beoefenaars weten, kunnen processen worden versneld door het verminderen van de hoeveelheid werk per Black Belt. Het is beter om je te concentreren op het afmaken van een paar relevante projecten dan de werkplek te laten overstromen met tientallen minder belangrijke projecten. Met de juiste middelen werken aan de juiste projecten zorgt voor kortere doorlooptijden.
7. Benadruk het belang van leidinggevende vaardigheden
Het gebruik van Six Sigma houdt enkele technische vaardigheden in: het vermogen om gegevens te verwerken en te analyseren bijvoorbeeld. Maar goede leidinggevende vaardigheden zijn nog belangrijker. Deze nadruk op leiderschap heeft ook betrekking op hoe een bedrijf de rol van Black Belts invult. Het plaatsen van mensen die goed leiding kunnen geven in een Black Belt rol levert snel resultaten en een positieve verandering van de organisatie op.
8. Het streng opsporen van resultaten
Lean Six Sigma resultaten moeten worden gekwantificeerd, zodat een bedrijf op de juiste wijze gevolgen kan evalueren en goede beslissingen kan nemen over de vraag of middelen verstandig worden gebruikt. Op zijn minst moeten doorlooptijden en projectwaarden regelmatig worden gemeten om inzicht te krijgen in de variatie hiervan. Meer weten over het in de praktijk toepassen van Lean Six Sigma? Boek een Green Belt of een Black Belt training.
Ook interessant om te lezen Lean: een hype of een trend?