“Waar had ik dat ene document ook alweer neergelegd?” of “In welke map zitten nou die papieren waar ik gister mee bezig was?”, zijn vragen waar iedereen wel eens mee te maken heeft gehad op zijn werk. Heel erg logisch natuurlijk, maar het kan zorgen voor de enige frustratie, verwarringen en tijdverspilling. Om dit te voorkomen is het 5S model ontwikkeld.
Het 5S model is een veelgebruikte tool binnen Lean Six Sigma. Het wordt gebruikt om werkplaatsen efficiënter in te richten, schoon te maken, overzichtelijker in te delen – noem het hoe je wilt. Uiteindelijk gaat het erom dat jouw werkplek georganiseerd is. Of je op kantoor werkt, in een winkel of met machines, met 5S kun je het beste uit jezelf en je werkdag halen. Wat weer fijn is voor jou én voor jouw baas (mocht je die hebben natuurlijk).
5S overzicht
5S staat voor een aantal handige stappen die helpen om werkplekken beter te organiseren. Hiermee worden verspillingen weggenomen en de productiviteit verhoogd. Vrij vertaald staan de punten voor:
- Seiri | Scheiden
- Seiton | Schikken
- Seiso | Schoonmaken
- Seiketsu | Standaardiseren
- Shitsuke | Standhouden
Overigens wordt er vaak een zesde ‘S’ toegevoegd en staat voor ‘Safety’. Deze benadrukt voornamelijk het belang van een georganiseerde werkplek om ongelukken te voorkomen, maar behoort niet tot het officiële rijtje.
5S uitleg in “Tools en Tips”
Scheiden
Tijdens deze stap maak je onderscheid in wat belangrijk is en wat overbodig. Alles wat overbodig blijkt te zijn moet vervolgens geëlimineerd worden. Dat klinkt waarschijnlijk heel logisch, maar je zult je verbazen hoeveel overbodige voorwerpen of documenten er zijn. Alles wat wel belangrijk is maar niet in de nabije toekomst nodig is, kan op een speciale plek worden gelegd voor een later moment. Zorg dan wel dat dit niet de belangrijke onderdelen belemmert.
Schikken
Schikken is simpelweg alles een geschikte plaats geven. Voor gereedschappen geldt bijvoorbeeld dat alles een eigen vaste plek krijgt, op kantoor is het belangrijk dat alles zo georganiseerd is dat iedereen alles snel en gemakkelijk kan vinden.