Wat is 5S?
5S is een middel om betrokkenen bewust te maken van hun werkomgeving. Deze Lean tool is ontstaan op de werkvloer. Dankzij 5S zorg je bij medewerkers voor rust, overzicht en focus op hun werkplek. Sinds 5S wordt gebruikt zijn er een hoop nieuwe branches ontstaan. Zo zijn wij als samenleving bijvoorbeeld veel meer digitaal gaan werken. Daardoor vraag je je misschien af: is 5S vandaag de dag nog wel van toepassing? En als ik 5S wil toepassen is dit dan ook mogelijk op het beeldscherm dat ik heb?
5S bestaat uit 5 stappen
Scheiden, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Standhouden. Aan de hand van deze 5 stappen zullen wij je laten zien welke mogelijkheden er zijn dit toe te passen. De huidige 5S’en passen we soms aan om ze beter toepasbaar te laten zijn op jouw digitale werkomgeving.
Stap 1: Sorteren (Scheiden)
Te veel ongebruikte bestanden en mappen vertragen jou en je computer. Je hebt wellicht een bureaublad met allemaal losse documenten of een ingewikkelde mappenstructuur waar je met andere mensen in werk. Het zoeken naar nuttige en benodigde informatie wordt daardoor een tijdrovende bezigheid. Het is daarom belangrijk om eerst aan de slag te gaan met het Sorteren of Scheiden op je computer.
1. Maak een map aan met de naam “Red Tag” op een lokale schijf of een netwerkstation. Afhankelijk van wie er met het 5S project te maken hebben. Geldt dit voor jou alleen of voor het hele team? Een “Red Tag”-map is een map waar documenten tijdelijk worden opgeslagen voor definitieve verwijdering of welke nog niet direct een duidelijke andere plaats op de schijf krijgen. Door een “Red Tag”-map voor elke werkproces in te richtten raak je het overzicht niet direct kwijt.
- Je kunt je “Red Tag”-map inrichten op verschillende niveaus:
- Definitief verwijderen.
- Nog te overwegen.
- Verzenden voor archief.
- Je kunt items ook eenvoudig “deleten” echter is het vaak dan niet zo makkelijk om eventueel te herstellen als je ze toch wilt houden.
2. “Red-tag” verwijder alle overbodige bestanden, mappen en pictogrammen vanaf je bureaublad of andere belangrijke mappen op je computer of telefoon.
3. Kijk kritisch naar elke document, map of snelkoppeling en vraag jezelf af:
- Heb ik dit nog nodig?
- Weet ik wat dit is?
- Als je het weet en het niet nodig hebt -> Verwijder het item.
- Als je niet weet wat het is en als je het niet nodig hebt -> Verplaats naar verder onderzoeken.
2. Bestanden die twee maanden in een Red Tag map staan kun je verwijderen. Hou hier wel rekening met eventueel verplichte bewaartermijn.
3. Besluit wat je doet met een “Red Tagged” item:
- Verplaats het terug naar je computer.
- Verplaats het naar een gedeeld netwerk.
- Archiveer.
- Verwijder.
- Stuur naar een andere organisatie om te zien of ze het nodig hebben.
4. Behoud een logboek met red-tags van gemaakte wijzigingen.
Stap 2: Structureren (Schikken)
Structureer bestanden en mappen om het totaal overzichtelijker te maken en direct toegang te hebben tot de benodigde informatie.
- Bepaal een uniforme naamgeving om bestanden makkelijker te kunnen vinden. Zodat iedereen altijd alle bestanden kan terug vinden.
- Ontwikkel een mappen systeem voor het organiseren van het werk:
- Zorg voor een constante naamgeving methode.
- Gebruik korte namen.
- Sorteer lopend en afgerond werk.
- Sla dezelfde soort items bij elkaar op.
- Voorkom ingewikkelde mappen structuren.
- Gebruik een snelkoppelingen om snel bij vaak gebruikte mappen te komen.
Stap 3: Schoonmaken
- Zorg voor een schoon scherm en los eventuele problemen op:
- Maak je computer schoon (scherm, toetsenbord, kabels).
- Controleer of eventuele virussen.
- Schoon het startmenu op.
- Voer een audit uit om te kijken of gemaakte afspraken over bijvoorbeeld naamgeving uniform worden doorgevoerd.
Stap 4: Standaardiseer
Zorg voor nieuwe ontwikkeling van consistentie tussen collega’s en blijf verbeteren.
- Geef inzicht in naamgeving methodes en standaardiseer deze.
- Zorg voor een checklist die voor iedereen beschikbaar is waar de vernieuwde methodes aan moeten voldoen.
- De items op de checklist moeten regelmatig worden gecontroleerd en waar nodig worden bijgewerkt om de kwaliteit te borgen.
Stap 5: Standhouden
- Plan per week 5 minuten in om bestanden op het systeem te doorlopen.
- Voer af en toe een 5-S audit uit.
- Neem andere mee in het standhouden van de nieuwe methode.
Het regelmatig kort bijhouden van het systeem zal een hoop frustratie, tijd en moeite schelen in het vinden van de belangrijkste informatie voor je werk.
Om je vast op weg te helpen hebben we een template voor je ontwikkeld.
Download: 5S audit template
Meer leren?
Wil je tijdens een training zelf aan de slag gaan met verspillingen en leren aan de hand van praktijksimulaties hoe je deze kan herkennen en verminderen? En ben je benieuwd naar wat Lean of Lean Six Sigma voor jouw organisatie kan betekenen? Volg dan één van deze trainingen: