5S is een Lean tool die gebruikt wordt om medewerkers bewust te maken van hun werkomgeving. Als een medewerker zijn werkplek opgeruimd en goed georganiseerd weet te houden, leidt dit tot overzicht, rust, focus en een verhoogde productiviteit. Men is minder tijd kwijt aan het zoeken van dingen die kwijt zijn, aangezien je niets meer kwijt hoeft te raken: je eigen Clean Desk Policy.
5S is ontstaan binnen het Lean-gedachtegoed en staat voor 5 stappen die helpen om de werkplek beter te organiseren. Net als Lean komt deze methode uit Japan. Vrij vertaald zijn de 5 stappen:
Je verdiepen in 5S is leuk, maar levert niets op als je niet weet hoe je je werkplek schoon en georganiseerd kunt houden. Daarom geven we je 10 simpele tips om dit te bereiken.
1. Plaats een inbox op je bureau
We hebben allemaal veel inboxen in onze e-mail, maar bijna niemand heeft een fysieke inbox. Je hebt immers ook een plaats nodig voor al die rondslingerende (vaak wel belangrijke) papieren. Het is handig om een constructie met meerdere vakjes of mandjes aan te schaffen. Zo blijven verschillende soorten documenten van elkaar gescheiden.
2. Zorg voor een prullenbak binnen handbereik
Als je van je bureau op moet staan om iets in de prullenmand te gooien, dan staat hij te ver weg. Zorg ervoor dat je makkelijk en snel de prullenbak kunt bereiken vanuit je stoel. Zo hoef je geen “paper toss” te spelen. We geloven best dat je goed kunt gooien, maar dit voorkomt eventuele rommel naast de prullenbak waarvan je waarschijnlijk geen tijd hebt om die op te ruimen.
3. Zorg voor minder papier
Stop die overstroming van papier! Of probeer het op zijn minst te minimaliseren. Stop onnodige abonnementen en reduceer het aantal papieren rapporten en memo’s. Als je niet iets op papier nodig hebt, voorkom dan dat dit op je bureau terecht komt. Dubbel voordeel: dit is ook nog eens beter voor het milieu.
4. Ontdoe je van onnodige rommel
Heb je eigenlijk geen behoefte aan al die prullaria en accessoires die op je bureau staan? Zorg dan dat ze weg zijn; tenzij ze een functie hebben. Je hoeft het niet te overdrijven door een volledig steriele werkruimte te creëren, maar als je het niet gebruikt en het in de weg staat: weg ermee!
5. Plan regelmatig een opruimmomentje
Klinkt niet aantrekkelijk, maar als je je werkplek niet regelmatig opruimt kan het zijn dat je een keer uren bezig bent met opruimen. Zonde van je tijd! Als je het elke dag heel even doet, kost je hoogstens een paar minuten.
6. Hou de dop op de fles
Het zou je maar gebeuren: je halve flesje cola gaat over je laptop… Je had het open laten staan omdat je dacht dat je op korte termijn nog een slok zou nemen. Hoe dan ook: draai de dop weer op je flesje en zorg dat je kop koffie uit de buurt van elektronica staat.
7. Maak een ‘before’ en een ‘after’ foto
Als je voor het eerst begint met opruimen, maak dan een foto van je werkplek zoals die nu is. Ruim hem op en maak nog een foto. Dan zie je zelf duidelijk het verschil en zie je dat je het niet voor niets hebt gedaan. Als je de foto maakt met je smartphone zal je deze foto vast nog regelmatig tegenkomen: een goede trigger om je werkplek schoon te houden!
8. Bij twijfel: doe het weg
99% van de papieren die je op je bureau hebt liggen, heb je waarschijnlijk niet nodig. Als je echt een papieren versie ergens van nodig hebt, leg je die in de fysieke inbox die je hebt aangeschaft. Hier liggen dan alleen belangrijke documenten in.
9. Inscannen
Inscannen in plaats van kopiëren. Scan belangrijke formulieren in en stuur ze via de e-mail in plaats van ze uit te delen op papier. Weg met die papierrommel!
10. Opruimen voor je weggaat
Als je baas langs je werkplek zou lopen als je die dag weg bent gegaan; zou je dan trots zijn op wat hij of zij zou zien? Een goede tijd op je werkplek schoon te maken is aan het einde van de dag. Zo sluit je je werkdag goed af en maak je een schone start de volgende dag.
Wil je uitgebreider met 5S aan de slag in combinatie met Lean? In de Lean Green Belt training wordt dieper ingegaan op deze methode.